11 outils simples pour faciliter la prise de rendez-vous

Si vous êtes comme bon nombre de créatifs, la gestion du temps et des rendez-vous n’est pas votre priorité ! C’est comme si le cerveau n’était pas programmé pour être cartésien et organisé.

Reconnaissez-vous ces irritants, reliés à la prise de rendez-vous par email ?

1. 4 à 10 emails avec le client pour déterminer une date commune disponible.
2. L’impossibilité par email d’énoncer rapidement et agréablement nos disponibilités.
3. Le fait de devoir quitter son client mail, aller consulter son calendrier, puis retourner écrire manuellement ses disponibilités.
4. L’impossibilité d’offrir un calendrier visible à tous, sans devoir d’abord vous contacter.
5. Le temps et les opportunités perdus.

Et bien, toujours dans le but ultime d’être la meilleure designer freelance du monde entier (ha ! Rien de moins !), j’ai récemment commencé à utiliser une petite app web,0$ – 8$US/mois – 12$ US/mois (sur plan de facturation annuel), qui ne sert qu’à une chose : Permettre à mes clients de choisir une plage de rendez-vous et la réserver pour ainsi la bloquer à mon agenda. Et le meilleur ? Elle fonctionne comme un charme pour mes besoins.

Je pourrais vous en parler en long et en large dans un article dédié, mais puisque Calendly est limité en termes de fonctionnalités avancées, je vous propose plutôt un palmarès de plusieurs plateformes, gratuites ou payantes, plus ou moins élaborées.

Coup d’cœur simplicité : Calendly

C’est l’app que j’utilise personnellement, et je la trouve tout simplement parfaite. L’interface est des plus actuelles (eh, pour une designer c’est très important !), et l’inscription se fait les doigts dans le nez. Pour quelqu’un qui utilise Google Calendar, travaille en solo et recherche une solution facile, abordable et rapide, c’est Calendly que je recommande à tout coup.

Coût : 0$ – 8$US/mois – 12$ US/mois (sur plan de facturation annuel)
Langue : Anglais par défaut, mais il est possible de traduire soi-même dans la langue souhaitée
Facilité d’utilisation : Maternelle
Temps requis, inscription + configuration : 5 minutes
Qualité/ergonomie de l’interface : 9/10, il faut penser 20 secondes pour comprendre où se trouve chaque option dans son tableau de bord.
Exemples d’utilisation possible : Rencontre 1 à 1, cours, ateliers et sessions de groupe (webinaires), différents types et durées de rendez-vous pour une même entreprise, entrevues de candidats, suivi de génération de clients potentiels, augmenter ses ventes.
Intégration avec d’autres outils et plateformes : S’intègre facilement et rapidement avec Google Calendar, MailChimp, Salesforce, Slack, InfusionSoft et Zapier, et s’ajoute à votre site web (WordPress, Wix, Squarespace, Unbounce. Plus d’info ici.)
Parfait pour : Les gens exerçant en solo avec aucun (ou peu) de budget à investir et qui ont besoin d’afficher leurs disponibilités simplement, offrir la prise de rendez-vous, sans le flafla ni le paiement en ligne. Ceci dit, plusieurs paramètres sont offerts, je les liste ci-dessous.

Quelques paramètres que j’apprécie

• Partage simple : Envoyez un simple lien à vos invités, que vous aurez copié depuis votre tableau de bord. Voyez un exemple du lien que j’envoie à mes clients actuels et potentiels.
• Complètement responsive : Calendly s’affiche parfaitement sur tous les supports. Mobile, tablette et écran d’ordinateur de toute taille.
• Ajoutez des couleurs aux différents types de rendez-vous : vous pouvez attribuer une couleur distincte à chaque type de rendez-vous, ce qui permet de voir l’ensemble de votre semaine en un coup d’œil.
• Synchronisation automatique : Reliez Calendly avec Google Calendar (et par le fait même Apple Calendar et Outlook) et évitez ainsi les doublons !
• Rappels amicaux : Notifications et confirmations envoyées à vous et vos clients, par email.
• Événements de groupe : Définissez le nombre de places disponibles pour une date et heure et créez ainsi des rencontres de groupe.
• Ajout à leur plateforme de choix : Vos clients et invités peuvent ajouter votre rendez-vous à leur plateforme de calendrier, sans devoir s’enregistrer sur Calendly.
• Contrôle et paramètres : Bloquez certaines plages horaires, assignez un nombre maximal de plages pour ce type de rendez-vous et assurez-vous d’avoir le temps de souffler entre deux rendez-vous, en établissant une zone tampon (buffer).
• Calendrier d’équipe : Affichez les disponibilités de tous les membres de votre équipe. Attention, des frais de 8$ US/membre/mois sont à ajouter.

Une alternative similaire

AcuityScheduling Freebie

Permets la prise de rendez-vous autonome par ses clients avec un nombre illimité de types de rendez-vous, mais sans synchronisation à son calendrier, ni notifications, ni ajout de son logo/photo. Une bonne façon de commencer avec ce logiciel en ligne très efficace.

Coup d’coeur design: Acuity Scheduling

Acuity Scheduling est une plateforme très puissante, pourtant, son utilisation est accessible et les clients apprécient son interface facile à utiliser. J’ai testé ce logiciel pour les besoins de cet article, et j’ai été si impressionnée par ses possibilités que je compte l’utiliser pour ma propre entreprise !

Coût : 0$ – 15$ US/mois – 25$ US/mois – 50$ US/mois
Langue : Anglais par défaut, et peut être traduit soi-même selon ses besoins en différentes langues
Facilité d’utilisation : Maternelle
Temps requis, inscription + configuration : 5 à 20 minutes, dépendant du nombre de services, forfaits, employés, etc. à configurer.
Qualité/ergonomie de l’interface : 10/10
Exemples d’utilisation possible : Paiement en ligne, rencontre 1 à 1, cours, ateliers et sessions de groupe (« webinaires »), différents types et durées de rendez-vous pour une même entreprise, différents services à acheter ou réserver directement dans l’app, gérer les agendas de plusieurs employés, suivi client, entrevues de candidats, suivi de génération de clients potentiels, augmenter ses ventes.
Intégration avec d’autres outils et plateformes : S’intègre à plusieurs sites complémentaires tels que Facebook, Google Calendar, Outlook, Freshbooks, WordPress, Wix, Squarespace, Zapier, MailChimp, Convertkit, Go To Meeting et plusieurs autres.
Parfait pour : Les professionnels qui gèrent leur entreprise avec des outils sur le web, en raison de la facilité d’intégration à toutes les plateformes populaires. Les gens qui souhaitent un forfait adapté à leurs besoins et mise à jour possible selon la taille de leur entreprise. 

Quelques fonctionnalités que j’apprécie

• Sa facilité de configuration : Sincèrement, j’ai rarement vu un logiciel qui soit si facile à comprendre, à configurer et à se familiariser avec. Vous êtes pris par la main, et en moins de 15 minutes vous pouvez commencer à prendre des rendez-vous !
• Prise de rendez-vous : Éliminez votre agenda papier et inscrivez automatiquement vos rendez-vous et rencontres à votre calendrier en ligne, au fur et à mesure de vos réservations.
• Personnalisez l’interface à vos couleurs d’entreprise : Acuity Scheduling vous permet de changer chaque couleur de son interface à l’aide du code exact de votre marque, pour une personnalisation complète !
• Synchronisation automatique avec Google Calendar (et iCal, Outlook) : Vous pouvez même autoriser la synchronisation bidirectionnelle, qui éliminera les doublons. Apprenez-en plus ici.
• Accessible de partout, de l’ordinateur comme de votre mobile : Acuity Scheduling est totalement responsive, ce qui veut dire que vous pouvez accéder à votre interface de gestion de partout, même en déplacement.
• Ajoutez des couleurs aux différents types de rendez-vous : Vous pouvez attribuer une couleur distincte à chaque type de rendez-vous, ce qui permet de voir l’ensemble de votre semaine en un coup d’œil.
• Intégration à votre site web : Des instructions sont offertes pour l’intégration sur plusieurs plateformes, telles que WordPress, Joomla, Drupal, Weebly, Wix
• Notifications par email : Terminé le temps où vous perdez des clients parce qu’ils ont oublié leur rendez-vous. Ils recevront des rappels par email.
• Acceptez les paiements : Réduisez les frictions et le temps perdu sur place grâce au paiement en ligne, à même l’interface Acuity Scheduling.
• Permettez l’ajout de pourboire : Vous pouvez même permettre aux clients de vous laisser un pourboire, à même l’interface de paiement.
• La page de prise de rendez-vous : Cette page fait office de réceptionniste ! Voyez un exemple fictif ici.
• Importez vos contacts : Ajoutez rapidement vos clients et contacts en vous connectant à Google Contacts ou en téléchargeant une feuille .cvs (provenant d’Outlook, Yahoo, Hotmail, etc.)

Coup d’cœur québécois : GOrendezvous 

GOrendezvous est notre pendant québécois, qui n’a franchement rien à envier à nos compétiteurs américains ! Sa version gratuite est très complète et permet une utilisation sans limites de la plateforme. La seule chose que j’aime moins (c’est probablement la designer qui parle) est le design, que je trouve un peu dépassé; il pourrait jouir d’une petite mise à jour.

Coût : 0$ – 29 $/mois – 69 $/mois
Langue : Français et anglais
Facilité d’utilisation : Maternelle, on est guidé pas à pas dans la configuration
Temps requis, inscription + configuration : 5 à 15 minutes, dépendant du nombre de services, forfaits, employés, etc. à configurer.
Qualité/ergonomie de l’interface : 8/10
Exemples d’utilisation possible : Paiement en ligne, rencontre 1 à 1, cours, ateliers et sessions de groupe (webinaires), différents types et durées de rendez-vous pour une même entreprise, différents services à acheter ou réserver directement dans l’app, gérer les agendas de plusieurs employés, suivi client, entrevues de candidats, suivi de génération de clients potentiels, augmenter ses ventes.
Parfait pour : quelqu’un qui aimerait une plateforme complètement francophone, de son interface de gestion à son support téléphonique et en ligne offert.

Quelques fonctionnalités que j’apprécie

• Sa facilité de configuration : Tout comme Acuity Scheduling, GOrendezvous permet une configuration rapide, car on nous explique pas à pas comment procéder.
• Prise de rendez-vous : Éliminez votre agenda papier et inscrivez automatiquement vos rendez-vous et rencontres à votre calendrier en ligne, au fur et à mesure de vos réservations.
• Ajoutez des couleurs aux différents types de rendez-vous : Tout comme dans Calendly et Acuity Scheduling, vous pouvez attribuer une couleur distincte à chaque type de rendez-vous, ce qui permet de voir l’ensemble de votre semaine en un coup d’œil.
• Synchronisation avec Google Calendar : Vous pouvez synchroniser vos rendez-vous déjà prévus à votre calendrier Google, et ils s’afficheront dans GOrendezvous. Un point déplorable cependant, les rendez-vous que vous créez dans Google Calendar ne bloquent pas votre horaire de travail dans GOrendezvous.
• Intégration à votre site web : GOrendezvous vous permet l’ajout d’un simple bouton à votre site web, pour faciliter et encourager la prise de rendez-vous.
• Intégration à votre page Facebook : Vous n’avez pas de site web, mais une page Facebook ? Soyez guidé pas à pas et intégrez rapidement un bouton de prise de rendez-vous à votre page d’entreprise. L’infographiste Nathalie Sabeau a d’ailleurs fait une vidéo tutoriel de la mise en place de GOrendezvous sur Facebook.
• Notifications aux clients : Terminé le temps où vous perdez des clients parce qu’ils ont oublié leur rendez-vous. Ils recevront des rappels par email et texto.
• Acceptez les paiements : Réduisez les frictions et le temps perdu sur place grâce au paiement en ligne, à même l’interface GOrendezvous.
• La page de prise de rendez-vous : Cette page fait office de réceptionniste, et est idéale si vous n’avez pas de site web. Voyez un exemple fictif ici.
• Importez vos contacts : Ajoutez rapidement vos clients et contacts en téléchargeant une feuille .cvs (provenant d’Outlook, Yahoo, Hotmail, etc.)

Quelques alternatives offrant une version gratuite

Setmore

Est très comparable à Acuity Scheduling, tant par ses fonctionnalités que par son look actuel et agréable. Seule différence notable, Setmore n’offre qu’un abonnement Premium, outre leur version gratuite, qui rassemble toutes leurs fonctions payantes au coût de $ 25US/mois. Voyez lesquelles ici. N’est disponible qu’en anglais seulement.

vCita LiveSite

Offre plusieurs types d’abonnements : L’option gratuite, parfaite pour la génération de clients potentiels seulement. L’abonnement « Essentials » à 29$ US/mois qui inclut la prise de rendez-vous, une interface responsive pour mobile et web, le paiement en ligne et un portail de services personnalisé. L’abonnement « Business », qui comprend toutes les fonctions de « Essentials » et plus, et enfin l’abonnement « Platinum » qui offre une plateforme complète et parfaite pour les entreprises à plusieurs employés. Les détails des différents forfaits ici. N’est disponible qu’en anglais seulement.

Bookeo

C’est un bon logiciel de gestion des ventes, clients et services pour une petite à moyenne entreprise. Le design n’est toutefois pas très à jour et l’interface de gestion porte parfois à confusion, c’est pourquoi je ne le recommande pas d’entrée de jeu. Une version limitée gratuite est proposée, et des forfaits de 14,95 $/mois, 29,95 $/mois et 39,95 $/mois, auxquels ont doit ajouter l’achat de crédits pour l’affichage de services. Un avantage notable est que la plateforme est disponible en français.

Quelques alternatives payantes

YouCanBook.me

Il semble assez populaire parmi la communauté d’entrepreneurs au Québec. Cette plateforme est d’ailleurs recommandée par Jean-Philippe Bonneau, président d’Ambicio, Carolline Mimeault, adjointe virtuelle et Sujata Vadlamudy, conférencière et coach d’affaires, fondatrice d’AttitudeOrange. YouCanBook.me propose un seul forfait à $ 10$ US/mois, lequel vous pouvez payer annuellement et ainsi économiser 10 %. Vous pourrez entre autres intégrer un outil de prise de rendez-vous à même votre site ou utiliser la page personnalisée, créée à cet effet. Vous pourrez également accepter les paiements en ligne, personnaliser votre profil d’entreprise, synchroniser avec votre calendrier Google, créer des formulaires reliés à la prise de rendez-vous, et bien plus.

Bookez.ca (QC)

Bookez.ca est une plateforme québécoise, qui ne propose malheureusement pas de version gratuite, contrairement à son compétiteur GOrendezvous. Leurs forfaits varient : 9,95 $/mois (en rabais au moment d’écrire cet article) pour 4 employés et un maximum de 6 services, 29,95 $/mois pour 5 employés et un maximum de 10 services, et 69,95 $/mois pour un nombre illimité d’employés et de services avec en plus un site web et l’hébergement inclut.

Booxi (QC)

Voilà un autre logiciel québécois de prise de rendez-vous. Le forfait de base est à 20$/mois. Booxi offre par ailleurs un essai gratuit, après avoir fait le don de nos informations comme nom, prénom et nom d’entreprise. Voyez sur cette page tous les forfaits proposés.

Datedechoix.com (QC)

Datedechoix.com est lui aussi de création québécoise ! Pour 9 $/mois, vous pourrez accepter la prise de rendez-vous pour un employé et un nombre illimité de rendez-vous. Besoin de pouvoir accepter les rendez-vous pour plusieurs employés ? Consultez les différents forfaits disponibles.

Schedulista

Enfin, Schedulista est un produit américain, qui propose sensiblement les mêmes fonctionnalités que GOrendezvous et Acuity Scheduling, seulement pour un coût plus élevé ! Leur forfait de base s’élève à 19$ US/mois pour un seul employé, et à 39$ US/mois pour 2 à 15 employés.

Aimeriez-vous de courts tutoriels expliquant le fonctionnement d’une ou l’autre de ces plateformes?

Si oui, dites-nous quelle plateforme vous intéresse!