Comment bien gérer son horaire de pigiste?

Chacun a sa manière de gérer son temps comme travailleur autonome, mais j’ai eu envie de vous présenter la mienne. Même si je suis reconnue pour mon côté « organisée », la gestion de mon horaire comme pigiste a longtemps été un casse-tête pour moi.

Mon problème? Je surestimais le nombre d’heures dans une journée! Eh oui, même s’il a été fixé à 24 il y a belle lurette, je ne sais pas pourquoi, je croyais qu’on pouvait toujours en ajouter. Tant qu’à créer!

En fait, ce n’était pas très compliqué.

Je disais oui tout le temps. À tout. À mes nouveaux clients comme à mes clients réguliers. 

Je me disais que je pourrais toujours travailler de soir ou me lever hyper tôt pendant une semaine. Je faisais mon propre horaire après tout, non?

Sauf qu’arrive le moment où ça nous rattrape. Où l’on s’épuise. Où l’équilibre nous manque. Elle était où déjà cette « liberté » qu’on avait imaginée en tant que travailleur autonome?

Ma technique : Google Sheets

J’ai essayé plusieurs choses au fil des ans. Le bon vieil agenda papier. Le calendrier Google, la liste de tâches dans Trello. C’est beau, c’est bien, mais mon anxiété, elle, n’aimait pas l’idée de voir une montagne de tâches s’aligner. 

Dernièrement, j’ai trouvé MA solution qui m’aide à respirer un peu mieux et qui me permet de caser tout de suite mes tâches dans mon horaire et d’avoir un portrait réaliste du travail que j’ai à faire chaque semaine. Chaque mois. 

Mon outil est tout simple : Google Sheets. 

Excel peut aussi très bien faire l’affaire, mais avec Google Sheets, je mets un lien dans mes favoris et je l’ouvre rapidement dans mon navigateur chaque matin. 

Voir mon horaire dans un ensemble me permet de savoir facilement si j’ai du temps à combler ou non et si je peux réellement accepter de nouveaux mandats. 

Créer son tableau de gestion de temps 

En fait, c’est tout simple, je crée un tableau pour chaque semaine et j’ajoute un nouvel onglet par mois. 

Sur la ligne, les jours et dans la colonne, les heures. La simplicité, quoi! On adapte le tout en fonction de notre réalité. 

Tadam! Exemple!

De mon côté, je commence mes journées vers 8h et je les termine vers 17h30.  Ainsi, ça me permet de m’y tenir. 

J’ai aussi choisi de mettre mes lignes aux demi-heures, car j’aime insérer des tâches qui ne prennent pas une heure complète à effectuer. La demi-heure est mieux adaptée pour moi, mais encore une fois, adaptez le tout à votre réalité. 

Limiter son temps et prévoir des pauses

Une autre des choses que je ne faisais pas quand je n’avais pas cette belle vue d’ensemble… m’arrêter pour dîner. Eh non! Je mangeais à la course, entre deux courriels, quand je finissais par jeter un coup d’œil en haut de mon écran et que mon ventre me confirmait que j’étais vraiment due pour le remplir.  

Je faisais réchauffer le premier truc qui me tombait sous la main et je continuais de travailler en mangeant. J’avais toujours « peur » de manquer de temps. 

Maintenant, je me donne un horaire « normal », même s’il peut arriver des exceptions. 

Dans mon horaire, je prévois donc mes heures de dîner. Je ne me sens donc plus « coupable » de m’arrêter, car je sais que j’aurais le temps de tout faire. 

Si comme moi, vous avez du mal à vous arrêter, insérez aussi des petites pauses dans votre horaire. Comme elles seront planifiés, il sera plus facile de vous y tenir. 

Placer ses contrats réguliers

Peut-être que, comme moi, vous avez des mandats qui reviennent chaque mois. Pour ces mandats, je sais à peu près combien de temps allouer. Je vais donc tout de suite les positionner dans mon horaire du mois. Un stress de moins! Je sais que j’aurai le temps de les faire et je les positionne en fonction de mes dates de remises. 

Je m’amuse aussi à donner des couleurs pour les différents types d’éléments dans mon calendrier.  Afin que le tout soit facilement lisible. 

Positionner les tâches hors mandat 

Par tâches hors mandat, je parle de ces tâches administratives qu’on doit effectuer et qu’on doit planifier. Par exemple, je prévois un moment à chaque fin de mois pour entrer mes dépenses dans mon logiciel de comptabilité et envoyer mes factures à mes clients. Ces tâches ne sont pas rémunérées, mais elles font partie de notre horaire.  

Dans les autres tâches hors mandats, vous pourriez prévoir des moments pour prospecter de nouveaux clients, créer du contenu pour votre page Facebook ou mettre à jour votre site Web. Ainsi que du temps pour vous former, lire sur votre domaine, réseauter, etc. En même temps, vous serez à même de constater si tout ce que vous voulez faire en un mois est réaliste ou non! 

Et vous pourrez mieux calculer combien d’heures facturables vous avez réellement dans un mois et mieux fixer votre tarif en conséquence. 

S’il y a des changements en cours de route, je peux facilement déplacer mes blocs, mais je sais combien d’heures chaque tâche doit prendre dans mon horaire. 

Prévoir du temps pour mes courriels

Ah, les courriels! Une belle invention, qui fait sauver du temps fou…mais qui parfois en gruge aussi. Quand j’ai débuté à mon compte, j’avais l’impression que je devais répondre immédiatement à mes clients. Mais immédiatement. Dans la seconde! Avec le temps, j’ai réalisé que c’était contre-productif. Quand je tente de me concentrer sur la rédaction d’un texte, ouvrir ma messagerie chaque fois que j’ai une notification me fait perdre le focus et m’entraîne sur autre chose.  

Maintenant, je m’ajoute aussi trois périodes quotidiennes pour répondre à mes courriels. Le matin en commençant la journée, juste au retour du dîner et le soir en terminant la journée. Ainsi, je m’assure de répondre régulièrement et mes clients comprennent que je dois me prévoir du temps pour travailler sur les mandats qu’ils me confient. 

Placer mes rendez-vous

Oui, je note tout dans mon téléphone et tant mieux, car les rappels sont pratiques, mais j’aime voir ce que ça implique comme temps. Si je dois me déplacer à un rendez-vous et qu’il est à 14h à l’autre bout de la ville, ce n’est pas réaliste de penser travailler jusqu’à 13h45. Je prévois mes temps de déplacements dans mon horaire. Et je vois réellement le temps disponible pour le travail qu’il me reste. 

Quand ça déborde?

C’est là que je réalise que…je m’en mets trop sur les épaules. Que je veux trop en faire et que ce n’est pas réaliste. Je révise alors le tout. Puis-je déléguer? Refuser certains mandats? Étirer mon temps temporairement (et reprendre ce temps en vacances plus tard), demander des délais plus longs. 

En planifiant le tout, c’est facile pour moi de voir combien d’heures de libre il me reste pour accepter un nouveau mandat ou non et dire quand je peux livrer quelque chose. Et j’ai parfois des petites surprises! Ah, j’ai terminé telle chose plus tôt, je m’offre une petite pause, bien méritée. 

Pour moi, cette grille a changé ma manière de travailler et d’occuper mes journées. J’ai un poids en moins sur les épaules, car dès qu’une tâche s’ajoute, je la positionne dans mon calendrier, je lui attribue un moment! Fini les listes de « to-do » interminables!

Et vous, quelles sont vos méthodes?