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Lorsqu’on m’a demandé de faire l’essai de Nutcache, je dois admettre que je n’étais pas emballée par cette idée. Pour vous donner une idée, j’ai l’habitude de créer mes factures avec un logiciel de traitement de texte. Alors, pourquoi changer lorsque tout fonctionne à merveille? Cependant, après plusieurs années de travail autonome, vient une plus grande charge de projets, donc le besoin de sauver du temps! Un outil comme Nutcache permet justement d’accélérer, d’automatiser et de simplifier la facturation ainsi que la gestion de projets.
Allons-y!
Les arguments de Nutcache
Avant de m’inscrire à la période d’essai, je me suis renseignée sur ce que Nutcache offrait aux travailleurs autonomes. En résumé, l’outil de gestion de projet propose quatre arguments de taille pour les convaincre :
- Un envoi de devis et de factures professionnels;
- Une organisation du travail personnalisée;
- Une gestion à distance du temps travaillé et des dépenses;
- Un processus de paiement accéléré.
Parmi ces arguments présentés, l’aspect organisationnel m’a davantage intéressée, puisqu’on peut inviter nos clients en tant que membres invités. Voilà une solution digne d’intérêt pour les personnes souhaitant plus de rétroaction de la part de leurs clients.
Je me suis donc inscrite pour la période d’essai de 14 jours afin de tester l’outil en profondeur. Voici à quoi vous pouvez vous attendre après avoir créé votre compte.
La page d’accueil
En arrivant sur la page d’accueil, Nutcache vous propose cinq raccourcis :
- Visualiser vos projets;
- Gérer des factures;
- Visualiser vos tableaux;
- Gérer vos heures travaillées;
- Enregistrer vos dépenses.
De cette manière, vous accédez rapidement aux outils les plus importants de la solution. Pour un travailleur autonome qui gère tous les aspects d’une entreprise (prise de contact, gestion des horaires, facturation, etc.), l’organisation est cruciale pour un travail productif. Commençons l’exploration de Nutcache en créant notre premier projet.
Comment créer son projet?
La création d’un projet est simple et facile à réaliser. Si vous cliquez sur le bouton « + Projet » à partir de la page d’accueil, une fenêtre apparaîtra pour vous demander quelques informations. Quel est le nom de votre projet? À quel client ce projet est-il relié? Quelle méthode de facturation allez-vous utiliser (taux horaire, montant forfaitaire, etc.)? Mais aussi, quel gabarit allez-vous choisir pour votre tableau?
Dans la version Travailleur autonome, deux gabarits sur quinze vous sont proposés : Tableau régulier et Tableau vide. Chaque gabarit est accompagné de ses listes et de ses étiquettes de couleur. Pour l’organisation de type « to-do list », le Tableau régulier convient parfaitement à vos besoins, puisqu’il fait le tri entre les tâches à effectuer et les tâches terminées.
Une fois les sélections faites, il suffit de cliquer sur « Sauvegarder ».
La création d’une fiche client
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Pendant l’étape de création de projet, il est possible de créer une fiche pour votre client. Lorsque vous faites votre choix sous « Client », vous n’avez qu’à cliquer sur « + Client » et une nouvelle fenêtre apparaîtra. On vous demandera le nom du client, son adresse courriel ainsi que le nom du contact lié à ce client.
D’autres options sont également offertes pendant la création de votre fiche client. Vous pouvez ajouter des détails supplémentaires, comme l’adresse ou le numéro de téléphone. Vous pouvez même ajouter d’autres paramètres, tels le numéro d’enregistrement ou la devise utilisée. Cette dernière option est pratique si vous avez l’habitude de travailler pour des clients situés partout dans le monde.
La gestion de projet
Une fois le projet créé, vous arrivez dans la section « Information » de la page d’accueil du projet, dans laquelle vous pouvez ajouter plus de détails : statut, date de début et date de fin, membre responsable du projet, description et vision. Il s’agit d’informations qui vous permettront d’avoir une vue d’ensemble de votre projet et de sa progression.
La page d’accueil du projet vous donne également accès à d’autres sections (Membres, Services projet, Tableaux, etc.). Cependant, si certaines sections vous semblent inutiles, il est possible de les masquer. En cliquant sur « … », vous pouvez même ajouter d’autres sections convenant mieux à vos besoins (Dépenses, Factures, Pièces jointes, etc.).
En procédant par projet, vous rassemblez tout ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de votre mandat. Vous avez utilisé votre voiture ou un autre véhicule pour vous rendre chez un de vos clients? Vous pouvez ajouter votre coût de déplacement dans la section « Dépenses », vous évitant ainsi un oubli au moment de la facturation.
Attardons-nous maintenant aux fonctionnalités que je juge les plus utiles pour les travailleurs autonomes.
Les membres et les permissions
En allant dans la section « Membres », il sera possible d’inviter vos collègues et clients. Au moment d’inviter une personne dans votre projet, il suffit de lui accorder le profil de permissions « invité ». De cette façon, elle pourra suivre la progression de votre projet, sans toutefois le contrôler.
La création de membres est une étape importante, surtout si vous avez l’habitude de travailler avec d’autres travailleurs autonomes. Elle vous permettra un meilleur suivi à travers votre tableau. Et ça tombe bien, puisqu’il s’agit de la prochaine fonctionnalité à explorer!
Les tableaux
Pour les besoins du test, revenons avec le gabarit « Tableau régulier ». En arrivant sur ce tableau, les tâches peuvent être classées sous trois listes différentes : « À faire », « En cours » ou « Terminé ». Vous pouvez créer une tâche en créant une carte dans l’une des trois listes (ex. : « Rédaction d’un billet de blogue » dans « À faire). Une fois cette carte créée, vous pouvez cliquer sur celle-ci pour la personnaliser.
En matière de personnalisation, il y en a pour tous les goûts! Tout d’abord, vous pouvez assigner une étiquette à votre carte (« En attente », « Priorité faible », « Urgent »). Vous pouvez aussi assigner un membre à cette carte pour la réalisation de la tâche. Voici une liste non exhaustive d’éléments que vous pouvez ajouter dans cette carte :
- Tâches à accomplir;
- Entrées de temps;
- Pièces jointes;
- Listes de vérification;
- Dépenses;
- Etc.
Puisqu’il est également question d’entrées de temps, il est même possible de démarrer un chronomètre à partir de votre carte. Mais nous y reviendrons plus tard.
Lorsque vous avez accompli la tâche liée à votre carte, vous pouvez déplacer celle-ci d’une liste à une autre. Si vous êtes familier avec des outils comme Trello, c’est un jeu d’enfant! Et si vous êtes une personne visuelle comme moi, vous allez adorer la personnalisation du tableau, notamment en changeant les couleurs des listes.
Comme vous pouvez le constater, le tableau permet un meilleur suivi des tâches, mais améliore également la communication en équipe. Que vous soyez seul ou en groupe, elle facilite l’organisation de votre entreprise.
Le chronomètre
Où que vous soyez sur Nutcache, vous retrouverez cette icône de chronomètre, toujours accessible. En cliquant dessus, vous savez quel chronomètre vous avez activé. Au moment où vous en créez un, vous pouvez le lier à un projet ainsi qu’à l’un de vos services que vous avez préalablement paramétrés.
Vous avez un appel urgent qui interrompt l’une de vos tâches? Vous pouvez mettre le chronomètre sur pause et reprendre votre tâche plus tard. Vous avez terminé votre travail? Vous pouvez arrêter votre chronomètre et comptabiliser votre service pour votre facturation. Chaque minute de travail compte, et Nutcache l’a bien compris!
La facturation
Enfin, une des fonctionnalités les plus importantes pour les travailleurs autonomes est la facturation. Si vous avez pris l’habitude d’utiliser les fonctionnalités précédentes, la facturation ne sera pas compliquée à réaliser. Par exemple, si vous avez ajouté votre logo dans les paramètres, celui-ci se retrouvera automatiquement dans la facture.
Lors de votre création de facture, vous devez débuter par la sélection de votre client. Ses coordonnées (nom, adresse postale, adresse courriel…) s’ajouteront automatiquement, à côté des vôtres. Puis, en cliquant sur « + Service » ou « + Produit », vous pouvez ajouter le service ou le produit pour lequel vous facturez, puis le nombre d’unités. Voilà qui est pratique si votre tarif est horaire ou si vous offrez plusieurs produits.
Il est également possible de facturer par projet avec « + À partir du projet ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, indiquant les projets à facturer. Vous pouvez aussi déterminer si vous facturez ou non des heures ou des dépenses. Bref, le temps que vous mettrez pour créer votre facture dépendra des informations que vous avez enregistrées dans votre projet.
Dans le cas de clients réguliers, vous pouvez créer des factures récurrentes, qui s’envoient automatiquement à la fréquence de votre choix. Et si, par malheur, certaines factures sont en souffrance, il est heureusement possible de les suivre dans un tableau récapitulatif. Il vous sera ainsi plus facile de repérer vos clients les plus récalcitrants (et, parfois, de décider avec lesquels vous couperez les ponts).
Le paiement en ligne
Bien entendu, après avoir facturé, vous voulez être certain d’être payé à temps (points bonis si c’est payé à l’avance). Avec la fonctionnalité « Paiement en ligne », il est possible d’accélérer vos paiements. Vous pouvez lier votre compte Nutcache avec Stripe, PayPal, 2CheckOut et Authorize.Net.
Même si les frais standards d’utilisation de ces compagnies s’appliquent, vous offrez plus d’options de paiement à vos clients (Crédit, Débit, etc.), donc vous augmenter vos chances de vous faire payer rapidement!
Le verdict
Après quelques jours d’essai, je suis de plus en plus convaincue de l’utilité d’une solution comme Nutcache. Après tout, cette solution offre, dans un seul espace, tous les outils essentiels au travailleur autonome :
- La création des factures professionnelles;
- Des tableaux personnalisés pour un meilleur suivi;
- Un chronomètre pour évaluer le temps de travail.
En rassemblant le suivi de vos projets, de vos clients et de vos paiements en un seul outil, vous sauvez un temps précieux dans la gestion de vos données. Vous serez alors plus productif et pouvez consacrer ce temps dans le domaine pour lequel pour vous êtes devenu l’expert.
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