Guide ERP : bien choisir son outil de planification des ressources d’entreprise

Choisir un ERP en tant que gestionnaire de projet ou pigiste peut être payant. Ces solutions tout-en-un peuvent en effet vous aider à gérer une tonne de choses en même temps : nos projets, notre équipe, nos clients, etc. Comme il en existe une panoplie, un guide de l’ERP peut s’avérer utile!

CRM, calendrier synchronisé dans le cloud, logiciels de gestion des stocks, logiciels de génération de rapports et d’analyse. Disons que votre ordinateur commence à être encombré !

Au final, avec la multitude de logiciels que votre entreprise a intégrée, il vous est presque plus difficile de travailler qu’auparavant. En faisant des recherches pour optimiser vos opérations, vous êtes tombés sur les ERPs. Vous avez probablement même lu que ceux-ci pouvaient vous aider avec la planification des ressources de votre entreprise.

Les ERPs vous sont offerts sous une multitude de formes et de noms (Microsoft Dynamics, OracleNet, SAGE, etc.) et les termes techniques pullulent. Pas évident de s’y retrouver!

Pour vous aider à y voir un peu plus clair, nous vous proposons ce guide de l’ERP. 

Guide de l’ERP : en quoi consistent-ils ?

Pour vous permettre de bien saisir les avantages d’implanter un ERP dans votre entreprise, il vous faut d’abord bien saisir de quoi il s’agit.

Un ERP ? C’est quoi ?

Un ERP, c’est quoi ça? C’est la première question qui nous vient tous à l’esprit lorsque l’on entend parler des ERPs. Pourtant, au final, ce n’est pas si compliqué. 

On explique : le terme ERP désigne Enterprise Resource Planning, soit son objectif premier. En bon français, on dirait plutôt PGI ou Progiciel de Gestion Intégré. En effet, ces progiciels sont expressément conçus afin de vous aider avec votre planification et avec l’allocation des ressources de votre entreprise. 

Les ERPs s’inscrivent dans un plus vaste mouvement, celui du Material Requirements Planning. Née dans les années 60, cette mouvance de gestion de projet devient le ERP au tournant des années 90. Avec la démocratisation des systèmes informatiques dans les années 2000, différentes offres de progiciels ERP ont ensuite fait leur apparition. 

À noter, les ERPs se distinguent des CRMs puisque leurs fonctions englobent toutes les facettes de votre entreprise, pas uniquement vos relations avec vos clients et fournisseurs. Ce sont donc deux outils complètement différents.

D’accord, mais à quoi sert un ERP ?

Un ERP se taille rapidement une place de choix dans les procédures des entreprises qui l’adoptent. À son niveau le plus fondamental, un ERP c’est une base de données. C’est donc un endroit où toute l’information de votre entreprise se trouve centralisée !

Votre ERP, c’est un peu comme un employé idéal. Dépendamment de celui que vous choisirez, il peut :

• Gérer vos stocks. En consignant les entrées et les sorties de vos produits en stock, l’ERP peut automatiquement effectuer vos commandes afin de refaire le plein. Fini, donc, les ruptures de stock dues à une erreur humaine. Il saura quoi et quand commander en fonction de vos besoins spécifiques.

• Prise en charge de vos ventes. Vos clients sont le coeur de votre entreprise. En consignant leurs données dans votre ERP (leurs commandes précédentes, leur fréquence d’achat, etc.) celui-ci pourra cibler leurs besoins et vous faire des recommandations. À votre tour, vous pourrez adopter une position proactive dans le processus de vente en leur faisant une offre sur mesure!

• Gestion de votre personnel. Vos employés sont sans doute la ressource la plus importante au bon fonctionnement de votre entreprise. Un ERP pourra vous aider à optimiser leur productivité.

• Rapports et analyses. Un ERP est aussi un outil d’analyse. Il pourra scruter vos projets afin de vous donner des comptes-rendus et des rapports sur leur rentabilité et la productivité du travail qui y est accompli. Vous pourrez donc mettre en place des modifications si elles s’avèrent nécessaires.

Intégrer un ERP peut donc vous permettre de centraliser votre logiciel de gestion des stocks, votre CRM, votre logiciel comptable. Certains permettent même de planifier la production. Il faut simplement prendre le temps d’analyser la solution qui vous convient le mieux !

Ça s’adresse à qui un ERP ? 

Comme un ERP est fondamentalement modulaire, il peut être utile à n’importe quelle entreprise! D’abord, il peut être adopté comme système central, devenant le coeur de votre système d’information et de gestion. 

Toutefois, il est aussi possible avec certains ERP de n’acquérir que certains modules, qui peuvent être par la suite assignés au département leur correspondant. Par exemple, vous pourriez décider d’implanter seulement un module comptable afin de vous aider avec les finances de votre entreprise.

À quel genre de facturation dois-je m’attendre pour un ERP?

Il est difficile de dire combien dans ce court guide ERP peuvent coûter leur implantation et utilisation dans votre entreprise. Comme ils sont très flexibles, le coût d’un ERP variera en fonction des facteurs suivants :

1. Le nombre de modules choisis;
2. L’ampleur de l’implantation de l’ERP (dans un seul département ou dans la totalité de votre entreprise);
3. Le nombre d’utilisateurs voulus;
4. Le forfait que vous aurez choisi;
5. Le ERP lui-même.

Comment le ERP peut-il créer de la valeur pour mon équipe de travail ?

Vous l’aurez sans doute compris, un ERP est un investissement qui en vaut la chandelle. Il peut en effet apporter des points positifs très concrets à votre entreprise :

• Une visibilité totale. Un avantage majeur de l’adoption d’un ERP est la centralisation de l’information qu’il permet. En effet, il permet d’unifier tous vos processus de gestion au même endroit. En le consultant, vous et vos collègues pourrez donc avoir une vue d’ensemble des opérations de votre entreprise.

• Une planification améliorée. Grâce à ses recommandations et à la vue d’ensemble qu’il vous offre, vous pourrez facilement planifier l’allocation de vos ressources et anticiper les changements à venir pour votre entreprise.

• Une grande flexibilité. Comme nous l’avons mentionné, vous pouvez ajuster votre ERP sur mesure, grâce à leur capacité modulaire. Ils offrent une grande flexibilité qui leur permet de s’adapter à vos besoins uniques.

• Service à la clientèle amélioré. Grâce aux suggestions de votre ERP, vous serez en mesure, comme nous l’avons mentionné, de prendre en charge le processus de vente et d’être proactif envers vos clients. Leur expérience chez vous en sortira donc grandement bonifiée !

À prendre en compte avant d’instaurer un ERP

L’implantation d’un ERP comporte, bien sûr de nombreux avantages. Toutefois il faut aussi prendre en compte certains facteurs de vous lancer dans un processus d’implantation. Parmi eux :

• Le coût d’implantation. Même s’il constitue un atout majeur et un investissement pour votre productivité, un ERP reste coûteux à mettre en place. Les coûts restent très variables. Selon ce rapport, vous pouvez vous attendre à quelque chose tournant autour de 7 200 $ par utilisateur. Ainsi, plus vous aurez d’utilisateurs sur votre ERP, plus la facture sera salée. 

• La maintenance. Une fois achetée et implantée, l’infrastructure de votre ERP engendrera elle aussi des coûts. En effet, il faut prendre en compte les frais de l’alimentation des serveurs aux salaires du ou des techniciens en charge de ceux-ci. Certaines ressources rapportent que vous pouvez compter sur un montant additionnel de 15 à 20% du prix d’achat à débourser pour sa maintenance.

• La complexité. Les ERP sont des solutions informatiques sophistiqués. Utilisés à leur plein potentiel, ils vous permettent de planifier de façon efficace l’utilisation des ressources de votre entreprise. Il est toutefois facile de se perdre dans la multitude d’options s’offrant à vous. Également, il vous faudra prendre le temps d’en enseigner l’utilisation aux ressources (employés ou pigistes) concernées.

Donc, même si l’ERP est une ressource qui peut s’avérer un atout hautement stratégiquement pour votre organisation, soyez certain de faire une analyse rigoureuse de vos besoins. Si votre réponse est positive, vous saurez, de façon beaucoup plus éclairée, à quoi vous attendre. 

Les options qui s’offrent à votre entreprise.

Si vous vous décidez à faire le grand saut, vous devrez analyser une panoplie de progiciels différents. En moyenne, une entreprise passe entre 20 et 25 semaines à se renseigner avant de faire le saut, et avec raison !

Notre guide ERP peut toutefois vous aider à faire l’opération en moins de temps! Voici donc un survol de 3 des principaux logiciels ERP disponibles sur le marché.

Évidemment, comme vous vous en doutez, les solutions disponibles sont bien plus nombreuses que celles exposées dans ce guide de l’ERP. Donc, si le cœur vous en dit, vous pouvez passer des semaines à éplucher les solutions (dont plusieurs québécoises!) et à comparer les prix. 

Survol des principaux ERPs

1. Oracle NetSuite 

Entièrement intégré dans le cloud, cet ERP offre des fonctionnalités multiples : comptabilité, gestion des stocks, gestion des capacités de production, CRM, facturation et ressources humaines. 

2. SAP

Basé sur une vision holistique de l’entreprise, SAP comporte des modules pouvant convenir à tous vos départements : finances, ressources humaines, productions, distribution, ventes, etc. SAP offre des solutions basées dans le cloud et en SaaS.

3. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 est l’offrande du géant de l’information dans le domaine des ERP. À partir de son interface typique à Microsoft, vous pourrez gérer vos finances, vos opérations, votre marketing, votre service à la clientèle, vos ressources humaines, et même votre commerce!

L’important reste de toujours choisir votre logiciel et forfait en fonction des besoins concrets de votre entreprise.

Conclusion

L’univers des ERPs est complexe. Parmi la tonne d’options qui sont offertes, il peut être difficile de s’y retrouver. En plus de sélectionner le bon forfait pour vous, il faut prendre le temps de l’implanter chez vous.  

Que vous soyez pigiste ou gestionnaire d’une petite équipe, il peut être pertinent d’investir dans un ERP. Ce sont des solutions puissantes qui peuvent permettre de gagner en temps et en efficacité sur bien des aspects. Toutefois, prenez le temps nécessaire pour faire une analyse rigoureuse de vos besoins. 

Si, à la consultation de ce guide sur l’ERP, vous êtes plus tentés par une solution CRM, consultez notre guide afin de vous y retrouver un peu plus.