Que vous soyez travailleur autonome, représentant de commerce ou professionnel, voire même salarié ayant à faire des déplacements d’affaires occasionnels, l’utilisation de votre véhicule personnel dans le cadre de votre travail ou inversement, d’un véhicule d’entreprise à des fins personnelles requiert un suivi serré.

Consigner ses déplacements

En effet, il est obligatoire, en vertu des lois fiscales, de consigner les renseignements relatifs à vos déplacements automobiles lorsque vous utiliser votre véhicule personnel à des fins commerciales ou inversement. L’utilisation d’un registre des déplacements allégera de beaucoup votre tâche lors de la production de votre déclaration de revenus. Il vous permettra d’effectuer le calcul de l’avantage imposable lié à l’utilisation d’un véhicule commercial à des fins personnels ou d’imputer le pourcentage exact servant à déterminer vos dépenses véhicules à moteur.

Faciliter la tâche à l’aide d’un logiciel

Si un registre papier constitue un moyen simple d’enregistrer vos déplacements, un registre informatisé simple comme un fichier Excel a l’avantage d’accélérer les calculs et d’éviter les erreurs d’addition. Le registre doit comprendre notamment la date du déplacement le nombre de kilomètres au compteur avant le déplacement, la distance parcourue lors du déplacement, l’adresse de la destination, le motif (soumission, prospection, vente, exécution de contrat, etc.) le nom de la personne rencontrée et idéalement, le numéro de facture, bon de commande, facture ou soumission associé au déplacement. Il vous sera ainsi, facile de justifier des frais de déplacement en cas de vérification fiscale. À la fin de votre année financière, vous n’aurez qu’à additionner les kilomètres parcourus aux fins d’affaires et le diviser par le kilométrage total annuel parcouru pour obtenir le pourcentage d’utilisation affaires de votre véhicule. Vous vous servirez du ratio obtenu pour établir les dépenses admissibles liées à l’utilisation de votre automobile.

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En terminant, il est recommandé d’inscrire le nom de la personne rencontrée sur tout document afférent au déplacement dans le cas d’un déplacement ou loin (facture d’essence ou de restaurant ou soumission). Cela vous évitera à devoir refaire le fil des événements en cas de contrôle fiscal.

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