Les outils essentiels pour le télétravail

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Compter sur de bons outils de télétravail n’a jamais été aussi important qu’au cours des derniers mois (inutile de vous dire pourquoi.)

Or, bien que certains entrepreneurs soient déjà habitués à travailler et gérer des équipes à distance, ce n’est pas forcément le cas de tous. Et même si le télétravail fait partie de votre quotidien, il importe de vous doter des meilleurs outils pour assurer une meilleure cohésion de votre équipe, et ce, même à la maison. Vous devez aussi vous assurer que l’ensemble de vos pigistes, consultants et collaborateurs sont en mesure d’utiliser ces logiciels.

Heureusement, il existe une panoplie d’outils pour le télétravail qui sont très faciles à utiliser, même pour les néophytes. Pour couronner le tout, bon nombre d’entre eux sont gratuits. Survolons ensemble les différentes options disponibles pour vous aider à coordonner votre production et vos équipes dans le confort de votre foyer.

1. Des outils pour communiquer facilement avec votre équipe à distance;
2. Des outils de prise de rendez-vous à distance;
3. Des logiciels de gestion de projet et des intervenants pour le télétravail; 
4. Des logiciels pour partager des fichiers; 
5. Un logiciel pour gérer les mots de passe;
6. Un outil pour effectuer des opérations à distance.

Des outils pour communiquer facilement avec votre équipe à distance

Votre collaborateur a-t-il reçu votre dernier document? Est-ce que le pigiste a bien compris le mandat que vous lui avez confié? Est-ce que toute votre équipe est à jour dans ses livrables? Voilà des questions qui, parfois, sont trop complexes pour être réglées avec un simple courriel.

Pour vous aider à économiser du temps, voici quelques outils de télétravail sur lesquels vous pouvez compter.

Slack

Slack, c’est bien plus qu’une plateforme de conversation de groupe. C’est aussi un outil qui vous permet de créer des espaces de travail uniques, de partager facilement des documents ou d’organiser des appels audio/vidéo.

Puisqu’il fonctionne par chaînes privées, Slack facilite grandement l’organisation du travail au sein de votre équipe. En effet, vous pouvez notamment diviser les canaux par client, par projet ou par département. Imaginez disposer d’une chaîne pour chaque projet en cours, regroupant de façon sécurisée tous les intervenants pertinents. Voilà de quoi faciliter la vie et vous éviter bien des courriels interminables.

En plus, Slack est facilement accessible par ordinateur, sur une tablette ou via un téléphone.

Zoom

La version gratuite de Zoom vous offre des appels de groupe d’une durée maximale de 40 minutes chacun. Jusqu’à 100 participants peuvent y participer.

Outil de télétravail très sollicité, sur toutes les plateformes, Zoom est une solution très ergonomique pour vos conférences et réunions. Et depuis le début du confinement, les mesures de sécurité ont été largement solidifiées.

Skype

Sur ordinateur ou sur mobile, Skype est un logiciel de télétravail qui vous permet d’organiser des audioconférences en deux temps, trois mouvements.

Aucun téléchargement n’est requis de la part des participants pour participer à la réunion. Il suffit de générer un lien et de le partager à toute votre équipe de collaborateurs. De plus, c’est totalement gratuit pour 50 participants et moins.

Toutefois, la version « Entreprise » de Skype sera délaissée en juillet 2021 au profit de Microsoft Teams.

Microsoft Teams

Justement, parlant de Teams, il s’agit d’un outil fort intéressant pour le travail à distance. Ce hub de communication collaborative s’intègre à merveille avec tous vos autres outils de télétravail de la gamme Microsoft, ce qui vous permet de consolider vos rendez-vous et vos documents de travail. Vous pouvez aussi annoter et modifier des documents en direct lors de la réunion.

De plus, au début de la pandémie, Microsoft a décidé d’offrir Teams gratuitement afin de soutenir les entreprises en télétravail. Une bonne raison de découvrir cette plateforme.

Google Hangouts

Si chaque membre de votre équipe dispose d’une adresse Gmail, Google Hangouts peut s’avérer la meilleure option pour vos discussions à distance.

Cet outil de télétravail convivial regroupe la messagerie instantanée et la vidéoconférence, en plus de vous permettre d’organiser des conférences en direct. Encore une fois, vous pouvez l’utiliser sur n’importe quel appareil et un simple lien Hangouts est nécessaire pour accéder à votre réunion.

Idéal pour le service client, les suivis avec les pigistes ou même pour votre développement d’affaires.

Loom

Vous travaillez avec Google Chrome? L’application Loom pourrait vous être très utile pour enregistrer votre écran et le partager à votre équipe. Vous voulez fournir une rétroaction, briefer un pigiste, fournir un support visuel à une présentation ou montrer comment utiliser efficacement un outil?

Au lieu de rédiger une longue procédure, vous n’avez qu’à enregistrer votre écran et fournir des explications orales. Par la suite, vous envoyez le lien de la vidéo, et le tour est joué! En plus, il s’intègre aisément à la plateforme Slack.

Whereby

Pour combiner aisément la vidéoconférence avec le partage d’écran, Whereby est sans pareille. Cet outil de télétravail est particulier puisqu’il fonctionne uniquement via un lien unique (une room). Et aucune inscription n’est requise. C’est parfait pour un client qui n’a pas envie de télécharger quoi que ce soit pour vous rencontrer à distance.

Il s’agit sans doute de l’option la plus simple pour vos réunions à distance. La version gratuite vous limite toutefois à 4 participants à la fois.

Des outils de prise de rendez-vous à distance

Prendre rendez-vous avec vous, organiser des rencontres et connaître vos disponibilités en quelques clics? C’est tout à fait possible avec ces 2 outils pour le télétravail.

Doodle

Pas toujours facile, dans un contexte de télétravail, de trouver un moment qui convient à tous pour une réunion.

Doodle est de loin la solution la plus simple pour y arriver. Il vous permet de proposer plusieurs journées et plages horaires différentes. Les membres de votre équipe peuvent par la suite voter et donner leurs disponibilités. Par la suite, vous n’avez qu’à opter pour le moment qui convient le mieux à l’ensemble des participants. Et encore une fois, il suffit de partager le lien à tous pour recueillir les votes en un tournemain.

Calendly 

Une solution de télétravail vraiment idéale pour automatiser la prise de rendez-vous avec un lead ou un client.

Il s’agit d’un outil flexible, à la maison comme sur la route, qui vous permet de créer vos propres barèmes pour vos disponibilités ou pour le nombre de réunions possibles chaque jour. Vous pouvez aussi le lier à votre compte PayPal si, par exemple, vous offrez des formations en ligne payantes.

Vous voulez entrer en relation facilement avec un client potentiel? Insérez un lien Calendly à votre profil LinkedIn ou à vos courriels, vous seriez surpris de voir combien de personnes pourraient cliquer dessus pour vous demander un entretien.

Des logiciels de gestion de projets et des intervenants pour le télétravail

Où en étions-nous avec ce projet? Sommes-nous dans les temps? Quelle ressource assigner à cette tâche? Des dilemmes plus faciles à résoudre avec un bon outil de gestion de projets. Mais il existe beaucoup d’options et il est difficile de faire le bon choix. Voici 3 de nos coups de coeur.

Trello

Créer des listes de tâche, automatiser le flux de travail, partager des fichiers, trier des cartes et les commenter, fixer des échéances… Trello vous permet de faire tout cela, sous la forme de tableaux composés de fiches. Et vous pouvez déplacer chacun de ces tableaux dans votre pipeline de projets pour suivre la progression de vos projets.

Le principal avantage de cet outil pour le télétravail, c’est de vous permettre de voir, en un simple coup d’oeil, qui fait quoi, et quand. Il s’agit d’une solution très visuelle pour suivre l’avancée de l’ensemble de votre production. Sa version gratuite convient pour bien des solopreneurs ou petites entreprises.

Asana

Plus complet et sophistiqué (mais aussi payant), Asana est un outil pour gérer des tâches complexes. Il vous permet d’afficher les projets et leurs étapes sous différentes formes (tableaux, listes, calendriers, etc.) et de définir clairement un ordre de priorité. Un de ses principaux avantages : vous donner la possibilité d’ajouter de nombreuses sous-tâches à vos projets.

Ce service infonuagique est une option abordable pour gérer un flux important de tâches, déposer des documents et donner des instructions à chaque intervenant.

Monday

Ergonomique et intuitif, Monday est un logiciel de travail à distance qui s’apprivoise très aisément. Il vous aide à suivre en temps réel l’avancement des projets pour vos différentes équipes grâce à des tableaux de suivi. De nombreux modèles prédéfinis vous permettent de personnaliser un peu votre planification, votre organisation et le suivi de vos tâches.

Vous n’êtes pas certain de savoir si cette solution vous convient? Monday vous propose un essai gratuit de quelques semaines pour que vous puissiez l’explorer. Par la suite, des tarifs vous sont proposés en fonction du nombre d’utilisateurs.

Des logiciels pour partager des fichiers

Avec la panoplie de fichiers et de documents générés en télétravail, il devient si facile de s’y perdre. Des solutions centralisées existent pour vous aider à garder de l’ordre dans ce flot énorme de fichiers.

Google Drive

Google Drive est une solution cloud qui vous permet de stocker et d’accéder gratuitement à plus de 15 Go de données. Il est lié à l’ensemble de la suite bureautique de Google (Sheets, Forms, Agenda, Meet, etc.) De plus, il est très facile de les organiser de manière logique dans des dossiers. Vous pouvez constituer votre propre système d’organisation.

Vous pouvez par la suite générer des liens d’accès pour vos clients ou vos collaborateurs afin qu’ils puissent les consulter facilement. Ceux-ci peuvent laisser des commentaires ou des demandes de modification. Bref, une solution complète pour vos fichiers.

Dropbox

Certains clients ou collaborateurs préfèrent Dropbox à Google Drive car ils le trouvent plus facile à utiliser. Il peut donc s’avérer utile pour vous d’apprendre à utiliser les deux bases de données cloud.

Cet outil offre des solutions payantes pour les entreprises et s’avère parfois plus convivial pour partager des documents au sein d’une même équipe de travail.

WeTransfer

Parfois, certains fichiers sont tout simplement trop volumineux pour être envoyés dans un courriel.

Gratuit jusqu’à 2Go, WeTransfer est un outil parfait pour transférer vos gros fichiers à distance, pour vos clients ou votre équipe. Il suffit d’inscrire votre courriel et celui du destinataire, insérer les fichiers et d’envoyer le tout.

Les fichiers demeurent ensuite accessibles pour une semaine via un lien sécurisé envoyé par courriel. Un message vous avertit ensuite lorsque les fichiers ont été téléchargés. Simple comme bonjour!

Un logiciel pour gérer les mots de passe

C’était quoi le mot de passe pour accéder à cet espace de travail déjà? Sylvain a perdu son code d’accès. Mais où avons-nous noté le mot de passe pour le WordPress? Ce genre de phrase vous est familière?

Un gestionnaire de mots de passe comme Dashlane génère pour votre entreprise des mots de passe robustes et les enregistre de façon sécurisée et centralisée. En plus, il existe une solution gratuite. Idéal pour prévenir de nombreux oublis (et maux de tête).

Un outil pour effectuer des opérations à distance

En télétravail, il faut parfois obtenir une assistance virtuelle, notamment pour régler des pépins informatiques ou pour accéder à des documents sur un autre poste de travail.

C’est exactement ce que vous permet un logiciel comme TeamViewer. Grâce à lui, votre équipe peut rapidement obtenir de l’assistance d’une ressource qui pourra prendre le contrôle à distance de son ordinateur.

De plus, TeamViewer vous permet également d’accéder de façon sécurisée à votre bureau à partir de la maison. Un incontournable.

Les outils de télétravail n’aura jamais été aussi simple

En cette période un brin surréaliste, compter sur de bons outils et logiciels de télétravail est absolument incontournable. Nous espérons que ce tour d’horizon vous a aidé à identifier les meilleures solutions pour vos besoins.

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