Graphiste
- Statut : Fermé
- Publié le : 18 juin 2026
- Lieu de réalisation : Montréal
- Catégorie : Graphisme, design, multimédia et 3D
- Budget : 5 000$ à 10 000$
- Délai : Moins d'un mois
- Niveau d'expérience : Intermédiaire
Cet appel d’offre a lieu dans le cadre de la mise en œuvre des projets de nos différents projets en Afrique et au Canada, ainsi que des documents institutionnels.
Lieu d’exécution du contrat : Canada, République démocratique du Congo et Mali
Date limite de soumission : 30 juin 2026
2.Objet de l’appel d’offre
Nous souhaitons recevoir des soumissions pour une prestation de service en graphisme et mise en page. Nous souhaitons retenir les services d’un ou de plusieurs prestataires spécialisés en graphisme, mise en page, design graphique et infographie, afin d’appuyer la production de documents destinés à ses publics internes et externes.
Les documents à produire pourront inclure de la documentation institutionnelle, des outils de formation, des procédures standardisées, destinées aux adultes et aux enfants, destinée à des professionnel.l.es et au grand public.
Nous disposons d’une charte graphique ainsi que d’une personne attitrée pour orienter les directives en matière de graphisme et de mise en page des documents demandés.
Le mandat pourrait s’inscrire dans le cadre d’une entente d’une durée potentielle de deux (2) ans. Nous estimons avoir besoin de mettre en page environ une vingtaine de documents par année, dont le volume peut varier entre 1 et 300 pages.
Le ou la prestataire devra faire preuve de flexibilité horaire et être en mesure de collaborer avec le siège de l’organimse, situé au Canada, ainsi qu’occasionnellement avec les bureaux-pays de la République démocratique du Congo et du Mali.
3.Détails des services attendus
Type de prestation
Nous sommes à la recherche d’un prestataire pour mettre en page et/ou réaliser le graphisme de ses documents, en accord avec sa charte graphique et les orientations données dans les délais convenus.
Description des services attendus
Le ou la prestataire devra assurer, selon les besoins, les tâches suivantes :
Conception graphique
- Proposer ou adapter une direction graphique pour les différents documents à mettre en page.
- Intégrer les couleurs, polices, logos, pictogrammes et éléments visuels de l’organisation, des partenaires ou des bailleurs.
- Proposer des choix graphiques adaptés à des documents de formation, techniques ou institutionnels ou destinés à des enfants et des adolescent.e.s
Mise en page
- Mettre en page les documents à partir des contenus fournis.
- Proposer ou intégrer les images, illustrations, icônes, schémas ou graphiques fournis.
- Assurer une hiérarchie visuelle claire pour faciliter la lecture et l’utilisation des documents.
- Préparer les documents en formats numériques et imprimables.
A titre d’exemples, voici une liste des documents ayant été mis en page dans les standards demandés :
- Trousses de formation (documents composés de 3 à 5 outils pour un total compris entre 150 à 300 pages comprenant textes et images)
- Mode opératoire/Procédures opérationnelles standardisées (document compris en 15 et 50 pages)
- Documents institutionnels : manuels, politiques et lignes directrices (en français et en anglais de 15 à 30 pages)
- Brochures de présentation de projets (documents de 6-12 pages type magazine).
- Guides de compétences ou documents apparentés (entre 30 et 50 pages)
- Affiches d’événement
- Kakémonos
4.Évaluation des soumissions
Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires.
Qualité du dossier de soumission
L’organisme retiendra les dossiers ayant été remis dans les délais impartis et dont le contenu répond à l’ensemble des requis et critères détaillés par le présent appel d’offre.
L’organisme requiert également la présentation des pièces administratives établissant la conformité légale d’enregistrement du soumissionnaire auprès des autorités compétentes.
Communication
L’organisme souhaite retenir les services d’un fournisseur ayant une accessibilité en français et un service téléphone et/ou en ligne (courriel) facilement utilisable.
L’organisme désire collaborer avec un fournisseur dont les délais de réponses et de retour soient rapides au niveau d’urgence de la situation. Dans sa soumission la personne/firme soumissionnaire devra indiquer ses délais de réponses
Tarifs
L’organisme souhaite retenir les services d’un fournisseur dont les tarifs sont compétitifs dans son secteur d’activité et force de proposition dans les différentes options tarifaires, les plus adéquates pour l’organisme .
Le soumissionnaire devra fournir son tarif horaire ou à la page.
Modalités de paiement
L’organisme s’attend à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure, soit, des facturations au livrable ou mensuelle, et des modalités de paiement par virements bancaires.
Liste de client
L’organisme souhaite que, dans sa soumission, le fournisseur fournisse une liste de client (au moins cinq (5) noms).
Références
L’organisme souhaite que le fournisseur fournisse les coordonnées complètes d’une (1) référence que l’organisme pourra contacter le cas échant.
Portfolio – Univers graphique
L’IBCR souhaite voir l’univers de la ou du graphiste. Pour cela, le fournisseur devra inclure dans sa soumission son portfolio.
Le portfolio devra inclure des exemples de mise en page simple et plus complexe.
Tous les éléments inclus dans le portefolio seront pris en considération lors du choix.
Round de correction
L’organisme souhaite que le fournisseur soit en mesure de fournir 4 rounds de correction inclus dans le prix de la soumission.
Disponibilité
La personne sélectionnée devra être disponible de manière régulière pour répondre aux demandes de l’organisme sur la durée de l’entente signée. La personne soumissionnaire devra indiquer ses disponibilités pour effectuer le mandat.
Temps de création
Le ou la soumissionnaire devra, dans sa soumission, fournir une estimation approximative du temps de travail pour la création de chaque type de document présenté dans “Type de prestation”
Tarif OBNL
L’organisme souhaite savoir si la personne/firme soumissionnaire propose des tarifs OBNL.
Logiciel
L’organisme a besoin que la personne/firme soumissionnaire utilise la Suite ADOBE dans ses mandats de graphisme et mise en page. La personne/firme soumissionnaire devra indiquer ses logiciels de travail dans sa soumission.
5.Processus de sélection du soumissionnaire
Date limite
La date limite pour la réception des soumissions est le 30 juin 2026 à 23h59 (heure de Montréal)
Les soumissions reçues par l’organisme après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.
Modalités de soumission
Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées en format PDF
Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Pour toutes demandes d’éclaircissements, veuillez-vous adresser par courriel à l’adresse susmentionnée.
Clauses générales de soumission
Processus de sélection
Après la date limite de présentation des soumissions, l’organisme examinera toutes les soumissions reçues dans le respect des étapes suivantes :
- Évaluation de la date de soumission;
- Évaluation des soumissions sur base des critères détaillés dans l’appel d’offre;
- Appel à négociation lorsque estimé nécessaire;
- Révision de l’évaluation sur base de la négociation;
- Sélection d’un soumissionnaire;
- Partage des avis de sélection et de non-sélection à l’ensemble des soumissionnaires;
Frais de soumission
Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.
Taxes de vente et devise
Le prix proposé pour les services (prix de la soumission) doit détailler toutes taxes afférentes à la proposition financière. La devise proposée doit être en EUROS, ou CAD (de préférence en $ CAD).
Langue de soumission et langues de travail
Les soumissions devront être proposées en français.
Durée de validité des soumissions
Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 60 jours suite à la date de réception au Bureau.
6.Contractualisation
Si et seulement si, le processus d’appel d’offre s’avère concluant, alors l’organisme pourra proposer au soumissionnaire sélectionné un contrat cadre.
Toutes les formes contractuelles engagées avec l’organisme détiennent des clauses de résiliation, de cession, et d’éthiques auxquels le contractant ne pourra déroger ni négocier.
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par l’organisme , une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre l’organisme et le soumissionnaire, dans laquelle devront notamment figurer les clauses suivantes :
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par l’organisme, il s’engage à respecter les valeurs et principes de l’organisme, particulièrement eu égard à sa mission.
Protection des données et confidentialité
L’organisme s’engage à conserver la confidentialité de tous les documents et données partagées dans le cadre de cet appel d’offre aux membres pertinents de son équipe et à tout partenaire externe en requérant le besoin à des fins de contrôle et d’audits.
Les données seront détruites au plus tard 5 ans après la date de réception des dossiers.