description
Objet de l’appel d’offre
Notre site web repose aujourd’hui sur un thème développé il y a plusieurs années et dont le code vieillissant pourrait rendre le site web inaccessible par de futures mises à jour de WordPress. Plusieurs composantes essentielles tel que le thème, le page builder et les différentes fonctionnalités codées sur mesure limitent l’autonomie des équipes à le gérer. Le page builder actuel est trop ancien pour permettre des mises en forme modernes et fonctionnelles, et plusieurs sections clés du site ne peuvent être modifiées sans l’intervention d’une agence.
À cela s’ajoutent les constats d’un audit préliminaire qui met en lumière de nombreux enjeux, notamment en matière de SEO, de version mobile et de balisage. Le référencement naturel du site est actuellement mal fait et insuffisant dans un contexte où les moteurs de recherche évoluent rapidement avec l’intégration de l’IA.
De plus, l’apparence actuelle du site web, c’est à dire son design, sa structure et la qualité de ses contenus affecte la clarté de nos messages, fragilise notre visibilité, nuit à l’atteinte de nos objectifs de communication et ne reflète plus correctement notre positionnement et notre image.
Dans ce contexte, et pour éviter les risques associés à une plateforme vieillissante et limitante, nous sommes à la recherche d’une agence web pour réaliser une refonte complète de notre site web.
Détails des services attendus
Type de prestation
La refonte du site web nécessite le recrutement d’une agence web pour la création du nouveau site web en 3 langues (français, anglais et espagnol).
Voici la description des services requis pour opérationnaliser cette refonte :
1. Modernisation de l’apparence et de la structure du site
• Refonte du design pour refléter l’identité de l’organisation, avec une architecture de contenu simplifiée et une meilleure navigation.
• Choix d’un thème WordPress reconnu, régulièrement mis à jour, compatible avec un page builder. Thème flexible permettant une personnalisation avancée sans recoder des fonctionnalités en profondeur.
2. Installation d’un page builder performant
• Implémentation d'un page builder moderne, stable, populaire et facile à utiliser.
• Capacité à produire des mises en page modernes, adaptatives (responsive) et esthétiques.
3. Amélioration de l’expérience utilisateur (UX)
• Simplification du parcours utilisateur pour rendre l’information plus accessible.
• Mise en avant des contenus clés mission, vision, approches, projets, impact, opportunités, ressources...).
• Optimisation de l’affichage mobile et desktop pour garantir une expérience fluide.
4. Sécurisation de l’infrastructure technique du site
• Protection du site via HTTPS, certificats SSL, et mises à jour régulières pour éviter les intrusions et garantir la sécurité des données personnelles (conformité RGPD).
• Mise en place d’un plan de sécurité (sauvegardes automatiques, mises à jour, monitoring).
5. Optimisation du SEO pour accroître la visibilité
• Optimisation de la structure du site (balises, titres, URL, contenu, hiérarchie des pages).
• Optimisation technique : vitesse, poids des images, sécurité...
• Mise en place d’outils SEO (Yoast ou équivalent) et formation pour l’équipe interne.
• Adapter le site aux nouvelles réalités du SEO liées à l’IA générative et aux nouvelles pratiques
6. Facilité d’ajout ou de modification de fonctionnalités spécifiques
• Mise en place d’un système flexible permettant l’ajout de pages, modules, et fonctionnalités sans dépendance d’une agence. Si des extensions Wordpress fiables existent, privilégier leur utilisation.
7. Assurer la pérennité du site avec une base stable et évolutive
• Utilisation de technologies durables (ex: thème maintenable WordPress, extensions fiables) permettant une évolution facile du site dans le temps.
• Fourniture d'une documentation technique pour les mises à jour futures et un environnement modifiable.
8. Hébergement et maintenance du site
• Hébergement sécurisé et adapté aux besoins du site avec surveillance continue.
• Mise en place d’un plan de maintenance avec des mises à jour régulières, support technique et sauvegardes.
9. Refonte ou développement de nouvelles fonctionnalités
• Visionneur de documents en ligne + accès à des statistiques poussées de lecture
• Nouvelle section offres d’emploi, appel d’offres etc.
• Nouvelle section Mandat de volontariat (refonte de l’existant)
• Nouvelle section pour les dons et la philanthropie
Prérequis et qualification technique
• Expérience confirmée en refonte de sites WordPress institutionnels.
• Maîtrise des pratiques UX/UI modernes.
• Expertise SEO technique.
• Expertise en sécurité web et maintenance.
• Capacité démontrée à former l’équipe interne et fournir une documentation claire.
Le prestataire doit présenter :
- Une offre financière et technique détaillée
- Une offre d’hébergement et de maintenance
Notes
- La mise à jour de notre identité visuelle sera effectuée par un.e designer graphique externe. Une charte graphique sera fournie à l’agence web.
- La traduction des contenus du site web en anglais et en espagnol sera produite par un.e traductrice externe.
Évaluation des soumissions
Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires.
Qualité du dossier de soumission
Le Bureau retiendra les dossiers ayant été remis dans les délais impartis et dont le contenu répond à l’ensemble des requis et critères détaillés par le présent appel d’offre.
Le Bureau requiert également la présentation des pièces administratives établissant la conformité légale d’enregistrement du soumissionnaire auprès des autorités compétentes.
Service à la clientèle
Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont le service à la clientèle est accessible facilement et rapidement. Le soumissionnaire devra démontrer en quoi le service à la clientèle de l’entreprise atteint concrètement cet objectif.
Communication
Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur ayant une accessibilité en français et un service téléphone et/ou en ligne (courriel ou portail internet/application) facilement utilisable.
Le Bureau désire collaborer avec un fournisseur dont les délais de réponses et de retour soient rapides au niveau d’urgence de la situation. Dans sa soumission la personne/firme soumissionnaire devra indiquer ses délais de réponses.
Tarifs
Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont les tarifs sont compétitifs dans son secteur d’activité et force de proposition dans les différentes options tarifaires et de couvertures, les plus adéquates pour le Bureau.
Modalités de paiements
Le Bureau s’attend à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure, soit, une facture complète avant le 31 mars 2026 et des modalités de paiement par chèque et virements bancaires.
Tarif
Le Bureau souhaite savoir si la personne/firme soumissionnaire propose des tarifs OBNL.
Processus de sélection du soumissionnaire
Date limite
La date limite pour la réception des soumissions est le 16 janvier 2026 à 23h59 (heure de Montréal)
Soumissions présentées en retard :
Les soumissions reçues par le Bureau après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.
Clauses générales de soumission
Processus de sélection
Après la date limite de présentation des soumissions, le Bureau examinera toutes les soumissions reçues dans le respect des étapes suivantes :
- Évaluation de la date de soumission;
- Évaluation des soumissions sur base des critères détaillés dans l’appel d’offre;
- Appel à négociation lorsqu’estimé nécessaire;
- Révision de l’évaluation sur base de la négociation;
- Sélection d’un soumissionnaire;
- Partage des avis de sélection et de non-sélection à l’ensemble des soumissionnaires;
Frais de soumission
Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.
Taxes de vente et devise
Le prix proposé pour les services (prix de la soumission) doit détailler toutes taxes afférentes à la proposition financière. La devise proposée doit être en Euro, USD ou CAD (de préférence en $ CAD).
Langue de soumission et langues de travail
Les soumissions devront être proposées en français.
Durée de validité des soumissions
Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 60 jours suite à la date de réception.
Contractualisation
Si et seulement si, le processus d’appel d’offre s’avère concluant, alors nous pourrons proposer au soumissionnaire sélectionné un contrat de services.
Toutes les formes contractuelles engagées avec nous détiennent des clauses de résiliation, de cession, et d’éthiques auxquels le contractant ne pourra ni déroger ni négocier.
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de notre offre, une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre le l'entreprise et le soumissionnaire, dans laquelle devront notamment figurer les clauses suivantes :
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de notre offre, il s’engage à respecter nos valeurs et nos principes, particulièrement eu égard à sa mission.
Protection des données et confidentialité
L'entreprise s’engage à conserver la confidentialité de tous les documents et données partagées dans le cadre de cet appel d’offre aux membres pertinents de son équipe et à tout partenaire externe en requérant le besoin à des fins de contrôle et d’audits.
Les données seront détruites au plus tard 5 ans après la date de réception des dossiers.
Lutte antiterroriste
*Cet article s’inspire des exemples de clauses antiterroristes développées par le Norwegian Refugee Council
Le.la prestataire à sa connaissance actuelle, n’a pas fourni, au cours des dix dernières années, et prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer qu’il ne fournit pas et ne fournira pas sciemment, un soutien matériel et non matériel à toute personne ou entité qui commet, tente de commettre, préconise ou facilite des actes terroristes ou y participe, ou qui a commis, tenté de commettre ou facilité des actes terroristes ou y a participé.
Le.la prestataire accepte de faire tout ce qui est raisonnablement en son pouvoir pour que les fonds reçus au titre du présent Accord ne soient pas utilisés pour entreprendre, soutenir ou encourager directement ou indirectement des actes de violence, des activités terroristes ou quelque entraînement associé que ce soit, et il prendra toutes les précautions appropriées et mettra en place toutes les procédures nécessaires pour empêcher qu’une partie des fonds ne soit ainsi utilisée à cet escient.
Notre site web repose aujourd’hui sur un thème développé il y a plusieurs années et dont le code vieillissant pourrait rendre le site web inaccessible par de futures mises à jour de WordPress. Plusieurs composantes essentielles tel que le thème, le page builder et les différentes fonctionnalités codées sur mesure limitent l’autonomie des équipes à le gérer. Le page builder actuel est trop ancien pour permettre des mises en forme modernes et fonctionnelles, et plusieurs sections clés du site ne peuvent être modifiées sans l’intervention d’une agence.
À cela s’ajoutent les constats d’un audit préliminaire qui met en lumière de nombreux enjeux, notamment en matière de SEO, de version mobile et de balisage. Le référencement naturel du site est actuellement mal fait et insuffisant dans un contexte où les moteurs de recherche évoluent rapidement avec l’intégration de l’IA.
De plus, l’apparence actuelle du site web, c’est à dire son design, sa structure et la qualité de ses contenus affecte la clarté de nos messages, fragilise notre visibilité, nuit à l’atteinte de nos objectifs de communication et ne reflète plus correctement notre positionnement et notre image.
Dans ce contexte, et pour éviter les risques associés à une plateforme vieillissante et limitante, nous sommes à la recherche d’une agence web pour réaliser une refonte complète de notre site web.
Détails des services attendus
Type de prestation
La refonte du site web nécessite le recrutement d’une agence web pour la création du nouveau site web en 3 langues (français, anglais et espagnol).
Voici la description des services requis pour opérationnaliser cette refonte :
1. Modernisation de l’apparence et de la structure du site
• Refonte du design pour refléter l’identité de l’organisation, avec une architecture de contenu simplifiée et une meilleure navigation.
• Choix d’un thème WordPress reconnu, régulièrement mis à jour, compatible avec un page builder. Thème flexible permettant une personnalisation avancée sans recoder des fonctionnalités en profondeur.
2. Installation d’un page builder performant
• Implémentation d'un page builder moderne, stable, populaire et facile à utiliser.
• Capacité à produire des mises en page modernes, adaptatives (responsive) et esthétiques.
3. Amélioration de l’expérience utilisateur (UX)
• Simplification du parcours utilisateur pour rendre l’information plus accessible.
• Mise en avant des contenus clés mission, vision, approches, projets, impact, opportunités, ressources...).
• Optimisation de l’affichage mobile et desktop pour garantir une expérience fluide.
4. Sécurisation de l’infrastructure technique du site
• Protection du site via HTTPS, certificats SSL, et mises à jour régulières pour éviter les intrusions et garantir la sécurité des données personnelles (conformité RGPD).
• Mise en place d’un plan de sécurité (sauvegardes automatiques, mises à jour, monitoring).
5. Optimisation du SEO pour accroître la visibilité
• Optimisation de la structure du site (balises, titres, URL, contenu, hiérarchie des pages).
• Optimisation technique : vitesse, poids des images, sécurité...
• Mise en place d’outils SEO (Yoast ou équivalent) et formation pour l’équipe interne.
• Adapter le site aux nouvelles réalités du SEO liées à l’IA générative et aux nouvelles pratiques
6. Facilité d’ajout ou de modification de fonctionnalités spécifiques
• Mise en place d’un système flexible permettant l’ajout de pages, modules, et fonctionnalités sans dépendance d’une agence. Si des extensions Wordpress fiables existent, privilégier leur utilisation.
7. Assurer la pérennité du site avec une base stable et évolutive
• Utilisation de technologies durables (ex: thème maintenable WordPress, extensions fiables) permettant une évolution facile du site dans le temps.
• Fourniture d'une documentation technique pour les mises à jour futures et un environnement modifiable.
8. Hébergement et maintenance du site
• Hébergement sécurisé et adapté aux besoins du site avec surveillance continue.
• Mise en place d’un plan de maintenance avec des mises à jour régulières, support technique et sauvegardes.
9. Refonte ou développement de nouvelles fonctionnalités
• Visionneur de documents en ligne + accès à des statistiques poussées de lecture
• Nouvelle section offres d’emploi, appel d’offres etc.
• Nouvelle section Mandat de volontariat (refonte de l’existant)
• Nouvelle section pour les dons et la philanthropie
Prérequis et qualification technique
• Expérience confirmée en refonte de sites WordPress institutionnels.
• Maîtrise des pratiques UX/UI modernes.
• Expertise SEO technique.
• Expertise en sécurité web et maintenance.
• Capacité démontrée à former l’équipe interne et fournir une documentation claire.
Le prestataire doit présenter :
- Une offre financière et technique détaillée
- Une offre d’hébergement et de maintenance
Notes
- La mise à jour de notre identité visuelle sera effectuée par un.e designer graphique externe. Une charte graphique sera fournie à l’agence web.
- La traduction des contenus du site web en anglais et en espagnol sera produite par un.e traductrice externe.
Évaluation des soumissions
Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires.
Qualité du dossier de soumission
Le Bureau retiendra les dossiers ayant été remis dans les délais impartis et dont le contenu répond à l’ensemble des requis et critères détaillés par le présent appel d’offre.
Le Bureau requiert également la présentation des pièces administratives établissant la conformité légale d’enregistrement du soumissionnaire auprès des autorités compétentes.
Service à la clientèle
Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont le service à la clientèle est accessible facilement et rapidement. Le soumissionnaire devra démontrer en quoi le service à la clientèle de l’entreprise atteint concrètement cet objectif.
Communication
Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur ayant une accessibilité en français et un service téléphone et/ou en ligne (courriel ou portail internet/application) facilement utilisable.
Le Bureau désire collaborer avec un fournisseur dont les délais de réponses et de retour soient rapides au niveau d’urgence de la situation. Dans sa soumission la personne/firme soumissionnaire devra indiquer ses délais de réponses.
Tarifs
Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont les tarifs sont compétitifs dans son secteur d’activité et force de proposition dans les différentes options tarifaires et de couvertures, les plus adéquates pour le Bureau.
Modalités de paiements
Le Bureau s’attend à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure, soit, une facture complète avant le 31 mars 2026 et des modalités de paiement par chèque et virements bancaires.
Tarif
Le Bureau souhaite savoir si la personne/firme soumissionnaire propose des tarifs OBNL.
Processus de sélection du soumissionnaire
Date limite
La date limite pour la réception des soumissions est le 16 janvier 2026 à 23h59 (heure de Montréal)
Soumissions présentées en retard :
Les soumissions reçues par le Bureau après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.
Clauses générales de soumission
Processus de sélection
Après la date limite de présentation des soumissions, le Bureau examinera toutes les soumissions reçues dans le respect des étapes suivantes :
- Évaluation de la date de soumission;
- Évaluation des soumissions sur base des critères détaillés dans l’appel d’offre;
- Appel à négociation lorsqu’estimé nécessaire;
- Révision de l’évaluation sur base de la négociation;
- Sélection d’un soumissionnaire;
- Partage des avis de sélection et de non-sélection à l’ensemble des soumissionnaires;
Frais de soumission
Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.
Taxes de vente et devise
Le prix proposé pour les services (prix de la soumission) doit détailler toutes taxes afférentes à la proposition financière. La devise proposée doit être en Euro, USD ou CAD (de préférence en $ CAD).
Langue de soumission et langues de travail
Les soumissions devront être proposées en français.
Durée de validité des soumissions
Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 60 jours suite à la date de réception.
Contractualisation
Si et seulement si, le processus d’appel d’offre s’avère concluant, alors nous pourrons proposer au soumissionnaire sélectionné un contrat de services.
Toutes les formes contractuelles engagées avec nous détiennent des clauses de résiliation, de cession, et d’éthiques auxquels le contractant ne pourra ni déroger ni négocier.
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de notre offre, une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre le l'entreprise et le soumissionnaire, dans laquelle devront notamment figurer les clauses suivantes :
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de notre offre, il s’engage à respecter nos valeurs et nos principes, particulièrement eu égard à sa mission.
Protection des données et confidentialité
L'entreprise s’engage à conserver la confidentialité de tous les documents et données partagées dans le cadre de cet appel d’offre aux membres pertinents de son équipe et à tout partenaire externe en requérant le besoin à des fins de contrôle et d’audits.
Les données seront détruites au plus tard 5 ans après la date de réception des dossiers.
Lutte antiterroriste
*Cet article s’inspire des exemples de clauses antiterroristes développées par le Norwegian Refugee Council
Le.la prestataire à sa connaissance actuelle, n’a pas fourni, au cours des dix dernières années, et prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer qu’il ne fournit pas et ne fournira pas sciemment, un soutien matériel et non matériel à toute personne ou entité qui commet, tente de commettre, préconise ou facilite des actes terroristes ou y participe, ou qui a commis, tenté de commettre ou facilité des actes terroristes ou y a participé.
Le.la prestataire accepte de faire tout ce qui est raisonnablement en son pouvoir pour que les fonds reçus au titre du présent Accord ne soient pas utilisés pour entreprendre, soutenir ou encourager directement ou indirectement des actes de violence, des activités terroristes ou quelque entraînement associé que ce soit, et il prendra toutes les précautions appropriées et mettra en place toutes les procédures nécessaires pour empêcher qu’une partie des fonds ne soit ainsi utilisée à cet escient.
Soumissionnaires
Agence Odeo
