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Manque de temps pour alimenter vos réseaux sociaux, pour faire votre tenue de livres, pour organiser l’anniversaire de votre petit dernier? Un projet qui nécessite des compétences que vous n’avez pas ou des outils que vous maîtrisez mal? Irrité par une foule de tâches qui vous ennuient profondément? Il est peut-être temps d’investir dans votre qualité de vie et de réduire votre niveau de stress en recrutant un assistant personnel ou une adjointe virtuelle. 5 clés pour trouver la meilleure adjointe virtuelle.
1. Faites la liste des tâches que vous souhaitez déléguer
Pour déléguer efficacement des tâches, vous devez établir vos besoins. Avant tout, déterminez clairement ce que vous pouvez confier à quelqu’un d’autre. Dressez une liste des tâches qui requièrent beaucoup de temps et qui rapportent peu, des tâches qui sont fastidieuses pour vous et que d’autres peuvent accomplir plus rapidement, des irritants qui drainent votre énergie… Recherches pour la réalisation d’un mandat, gestion d’agenda, comptabilité, logistique d’événements, emplettes diverses, gestion des réseaux sociaux, achat de billets pour un spectacle que vous voulez voir absolument… Les tâches que vous pouvez déléguer à votre adjointe virtuelle se déclinent à l’infini.
2. Dressez le profil idéal
Lorsque vous saurez exactement ce vous demanderez à votre assistant personnel d’accomplir, vous pourrez imaginer le profil idéal. La bonne nouvelle : la gamme de services offerts par les assistants personnels est variée et couvre bon nombre de domaines : informatique, bureautique, marketing, gestion d’événements, organisation familiale, tâches domestiques, comptabilité, etc. Les uns travaillent exclusivement à distance alors que d’autres se déplacent à votre place ou se rendent à vos bureaux. L’idéal? Trouver une personne qui vous complète, qui s’adapte à vos besoins et qui peut vous proposer d’autres façons de faire.
3. Sachez où chercher
Pour trouver la perle rare, vous devez savoir où la chercher. Les répertoires de pigistes et les places d’affaires comme PIGE.quebec recèlent de pigistes et d’entrepreneurs dévoués accessibles à quelques clics. Il existe aussi des associations susceptibles de vous aiguiller vers la bonne personne. Pensons entre autres au Réseau des professionnelles en soutien administratif virtuel (RPSAV), qui propose un répertoire de ses membres avec une description des offres de services de chacune. Vous pouvez aussi demander aux membres de votre entourage de vous suggérer quelqu’un.
4. Verbalisez clairement vos attentes
Trouver un assistant compétent est une bonne chose. Encore faut-il lui permettre de donner son plein rendement. Pour cela, rien ne vaut la clarté. Assurez-vous d’exprimer de façon limpide vos besoins et vos attentes. Au fil du temps, votre assistant connaîtra vos préférences et vous « devinera ». Vous aurez de moins en moins besoin d’expliquer, de détailler, de clarifier. Encouragez aussi votre assistant à vous dire quelles responsabilités il aimerait assumer. Vous pourriez être étonné de constater l’éventail de tâches qu’un assistant peut accomplir.
N’oubliez pas d’établir un contrat dans lequel vous consignerez toutes les modalités de votre partenariat : taux horaire, heures de travail, type de tâches, délais, paiement, etc.
5. N’attendez pas d’être au pied du mur
Évitez d’attendre d’être coincé au point de ne plus avoir le temps… de prendre le temps de déléguer. En confiant graduellement des tâches plus faciles à expliquer, qui requièrent moins d’explications, vous permettez à votre assistant « d’entrer » dans votre univers, de se familiariser avec vos besoins, de comprendre vos réalités. Ainsi, à partir du moment où il vous connaîtra mieux, il sera capable de prendre des initiatives, d’anticiper vos besoins et de réellement vous dégager. D’une certaine façon, vous lui permettrez de vous donner son plein rendement au moment où vous en aurez réellement besoin.
Trouver un assistant personnel nécessite un peu de réflexion, quelques échanges pour mieux connaître la personne à qui vous confierez le mandat et une période d’adaptation. Mais si vous arrivez à trouver la personne idéale, vous verrez votre qualité de vie s’améliorer rapidement. Vous aurez davantage de temps à consacrer à vos projets plus rentables, à votre développement d’affaires, à votre famille, à vos amis, au service que vous offrez à vos clients… Bref à tout ce qui peut vous propulser vers vos objectifs personnels et professionnels. Qui dit mieux?
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