Je l’avoue : je suis éparpillée. J’essaie de me corriger, de me structurer, de m’organiser. Je m’améliore toujours un peu, mais il y a encore place à l’amélioration! Vous travaillez constamment et, pourtant, vous avez l’impression de ne jamais aboutir? Vous avez constamment le sentiment d’être submergé et de ne jamais vous rendre au bout de votre liste de choses à faire? Vos débuts de journée sont pleins de promesses et pourtant, en fin de journée, vous avez le sentiment d’être passé à côté d’une foule de trucs importants? Bienvenue dans le club! En ce début d’année, le temps ne saurait être mieux choisi pour faire un examen de nos méthodes de travail et pour introduire dans notre quotidien de nouvelles habitudes qui décupleront notre énergie.

Tenir un journal

Les gens qui entament une diète inscrivent dans un journal tout ce qu’ils ingurgitent pour savoir exactement où ils peuvent couper, quels aliments sont les plus nourrissants et quels sont ceux qui les empêchent d’atteindre leur objectif. Il en va de même pour le temps. Pendant deux ou trois semaines, tenez un registre de tout ce que vous faites. Il y a 168 heures dans une semaine. C’est suffisant pour travailler, dormir, manger, bouger, entretenir nos relations interpersonnelles, etc. Gérer son temps, c’est faire des choix : chaque jour, on choisit à quoi on consacre chaque minute de chaque heure. À vous devoir quelles sont vos priorités!

Planifier ses tâches du jour la veille

Avant de terminer la journée, on prend quelques minutes pour planifier la journée du lendemain. C’est un bon moyen de savoir exactement, dès l’arrivée à son poste, quelles sont les priorités. On évite ainsi de perdre de précieuses minutes à « se mettre dedans », à naviguer sans but sur Internet ou à consulter ses réseaux sociaux. Pour plusieurs d’entre nous, les premières heures de la journée sont les plus productives. Les idées sont claires et l’énergie est à son top : c’est le temps d’en profiter!

Planifier la prochaine semaine le vendredi

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Le vendredi après-midi est idéal pour planifier la semaine à venir. Personne n’entreprend de gros projets. On en profite plutôt pour terminer certaines tâches, fermer des dossiers, accomplir quelques tâches plus légères. Pourquoi ne pas utiliser ce moment plus calme pour planifier la semaine qui vient? Il suffit de faire une liste de quelques priorités, idéalement dans trois sphères de la vie : travail, relations interpersonnelles et vous-même. C’est aussi un bon moment pour faire le tour des rendez-vous et des tâches qui sont déjà planifiées et de voir s’il est possible d’élaguer un peu. Il suffit de se concentrer sur ce qui nous pousse vers l’atteinte de nos objectifs et de laisser tomber le reste.

La « to-do list »

Une liste de choses à faire, c’est incontournable. Mais attention : il faut aussi savoir établir des priorités : urgent + important, important + non urgent, urgent + non important, non urgent + non important … Chaque fois que c’est possible, laissons tomber les tâches des deux dernières catégories.

Plusieurs « high-achievers » suggèrent de procéder selon la règle de 3 : 3 tâches à accomplir aujourd’hui, 3 choses à accomplir cette semaine et 3 choses à accomplir cette année.

Enfin, il faut se connaître : à quel moment de la journée est-on le plus productif et à quel moment l’est-on le moins? Il faut concentrer les tâches plus importantes ou les plus arides au moment où on est au top et conserver une liste de tâches plus légères pour les moments où le cerveau ne suit plus!

S’imposer des échéances

Ce n’est pas parce qu’on travaille 60 heures par semaine qu’on en fait plus! En fait, des études démontrent que le nombre d’heures idéal pour rester productif est… 35. Le truc pour s’en tenir à des semaines « normales »? Se fixer des échéances pour tout, même quand il n’y en n’a pas. Plus on a de temps devant soi pour accomplir quelque chose, plus on met du temps pour le faire.

Éviter les distractions

Les courriels qui entrent sans cesse, les appels téléphoniques, les messages textes, les imprévus de toutes sortes sont les plus grandes menaces pour la concentration. Et le prix à payer est important. Pour chaque interruption, on mettra plusieurs minutes à se replonger dans l’état d’esprit dans lequel on était avant de s’arrêter. Ainsi, on peut passer plusieurs heures par semaine à mettre de côté des tâches prioritaires pour gérer des imprévus et des tâches qui nous empêchent d’atteindre nos objectifs. Le truc : fermer les alertes de toutes sortes, placer le téléphone en mode « avion » et ne consulter ses courriels qu’à des moments prédéterminés.

Désencombrer son espace de travail

On dit qu’un bureau encombré est le symptôme d’un esprit encombré. Difficile en effet de demeurer productif dans un environnement qui est en désordre. Le document qu’on cherche pendant de précieuses minutes. La pile de papiers qui n’attendent qu’à être classés et qui finit par nous soutirer un peu d’énergie chaque fois que notre regard se pose sur elle. Les dossiers pêle-mêle qui s’accumulent… Ça vous dit quelque chose? En plus de nuire à la productivité, le désordre mine le moral et crée un sentiment de stress. On ne sort qu’un dossier à la fois et on ranger notre espace à la fin de chaque journée. Le lendemain, on peut ainsi amorcer la journée avec un peu plus de sérénité.

Et vous? Quels sont vos meilleurs trucs pour rester productif et pour garder le contrôle de votre agenda? Nous sommes impatients de les connaître! Partagez-les!

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Les opinions exprimées par les collaborateurs du blogue sont celles de leur auteur et ne reflètent pas nécessairement l’opinion de PIGE.quebec.