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Beaucoup d’outils de communication essentiels pour les entreprises sont trop souvent perçus comme étant réservés aux grandes corporations. Pourtant, ils peuvent s’avérer d’une aide inestimable pour les entreprises de toute taille. Le plan de communication en est un bon exemple. Cet incontournable plan stratégique lié aux communications d’une entreprise peut apparaître intimidant. Pourtant un plan de communication bien réalisé peut faire toute la différence. Pour vous aider, voici comment réaliser un plan de communication, exemples à l’appui.

Qu’est-ce qu’un plan de communication

La première chose que vous devez savoir si vous souhaitez apprendre comment réaliser un plan de communication est ce en quoi il consiste. Une aura mystérieuse flotte en effet souvent autour de cet outil de communication. Pourtant, il présente des avantages concrets pour les entreprises et est presque indispensable si vous souhaitez améliorer la qualité de vos communications. 

Le plan de communication est en réalité bien simple. Il s’agit d’un document qui planifie les différentes actions de communications que l’entreprise prévoit mettre en place en fonction du public cible et des objectifs. Sa durée peut varier entre quelques semaines et plusieurs années. Cela s’explique par le fait qu’il existe de nombreux types de plans de communications. Traditionnellement, on peut en dénombrer 3 catégories :

  • Le plan par division

Ce type de plan prévoit les actions de communications pour une seule des divisions d’une entreprise. Lorsqu’une entreprise utilise cette méthode de planification, elle agrège souvent tous les plans de ses divisions au sein d’un plan plus global.

  • Le plan applicatif

Plutôt qu’une entité à part entière, le plan applicatif se veut une extension du plan stratégique de l’entreprise. Il constitue donc l’application des objectifs stratégiques globaux de l’entreprise à ses communications.

  • Le plan par objectifs

Le plan par objectifs est le type de plan de communication le plus répandu. Il consiste à identifier des objectifs de communication en fonction des circonstances externes à l’entreprise, par exemple le public cible. C’est à ce type de plan de communication que l’on réfère le plus souvent.

Pourquoi faire un plan de communication?

La seconde chose à savoir pour apprendre comment réaliser un plan de communication est son utilité et ses avantages. D’abord, un plan de communication est essentiel parce qu’il permet de créer une structure de travail. Comme il est impensable de lancer une entreprise sans plan d’affaires, il devrait être tout aussi primordial de communiquer avec un plan.

Savoir comment réaliser un plan de communication vous permet de prévoir les risques et les mitiger.

Aussi, le plan de communication vous permet de prévoir et de planifier les actions que vous souhaitez faire. Vous avez ainsi une approche de communication beaucoup plus structurée, ce qui en améliore la qualité. En prévoyant vos actions, vous pouvez également anticiper les difficultés qui pourraient se présenter. Vous mitigez ainsi les risques reliés à votre stratégie de communication, tout en augmentant son efficacité.

La création d’un plan de communication vous permet aussi de partager facilement votre stratégie de communication avec les employés concernés. Cela assure une plus grande uniformité dans son exécution puisque tout le monde sait exactement vers où vous vous dirigez.

Finalement, le plan de communication vous permet d’évaluer concrètement les résultats de vos actions de communication. Vous pouvez facilement mesurer l’atteinte ou non des objectifs que vous vous êtes fixés. L’analyse en post-mortem de votre campagne de communications en est donc bonifiée.

Comment réaliser un plan de communication, exemples à l’appui

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Pour réaliser un plan de communication efficace, vous devez prévoir 10 sections, qui s’appliquent à l’entièreté de la période de communication choisie. Évidemment, la réalisation d’un tel plan ne se fait pas en un jour. C’est plutôt un exercice de planification et de stratégie qui demande beaucoup de réflexion et qui implique plusieurs intervenants. Votre plan de communication, par exemple, pourrait impliquer des représentants de toutes les divisions de votre entreprise.

Il existe plusieurs types de plans de communication, qui ne reprennent pas tous les mêmes étapes. Toutefois, la plupart des plans de communication partagent une structure similaire. En suivant celle-ci, vous devriez pouvoir réaliser plus facilement et efficacement votre plan.

1. Définir la problématique

Chaque plan de communication a d’abord et avant tout un but. En fait, il s’agit ici d’identifier la problématique à laquelle vous faites face ou les défis que vous avez à relever. Bien entendu, il est tout à fait possible de créer un plan de communication dans le simple but de structurer votre démarche communicationnelle. Dans ce cas, la problématique constitue le «pourquoi» de votre plan de communication. Votre problématique pourrait être, par exemple, « Communiquer au sujet de notre offre de services ».

2. L’analyse de la situation

Avant de passer aux objectifs, il vous faut connaître la situation actuelle de votre entreprise et de son environnement. Généralement, à cette étape, on recommande l’utilisation de la méthode SWOT (FFOM en français). Celle-ci vous guide afin que vous identifiiez les forces et les faiblesses de votre entreprise (à l’interne) ainsi que ses opportunités et ses menaces (à l’externe).

3. Les objectifs de votre plan de communication

La véritable planification stratégique de votre plan de communication commence lorsque vous définissez vos objectifs. Pour ce faire, les professionnels de la communication utilisent la méthode SMART. Selon cette bonne pratique, vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables, axés sur un auditoire, réalistes et temporels. En voici un exemple : « Augmenter la notoriété de notre entreprise au Québec de 23% d’ici juin 2021 ».

Il est également important de ne pas confondre les objectifs marketing et les objectifs communicationnels. Ces derniers visent à informer, à augmenter la notoriété, à faire connaître ou encore renforcer l’image de marque.

4. Votre public cible

Après avoir défini vos objectifs, vous devez spécifier votre public cible. Il s’agit tout simplement de l’audience que vous souhaitez viser avec vos objectifs. Comme tous les publics ne réagissent pas de la même façon aux mêmes messages, il est essentiel de bien savoir à qui vous vous adressez. 

5. L’axe de communication

Une fois vos publics cibles identifiés, il vous faut déterminer ce que l’on appelle un axe de communication. Concrètement, celui-ci désigne la colonne vertébrale de votre plan, le message global que vous souhaitez diffuser. C’est l’idée directrice qui guide tous les messages du plan de communication. Il s’agit généralement d’un ou de quelques mots. Par exemple, votre axe de communication pourrait être « sécurité financière ».

Les médias sociaux sont de plus en plus incontournables comme moyens de communication.

6. La stratégie de communication

La stratégie de communication désigne la façon globale dont vous voulez diffuser votre message et, ainsi, changer le comportement du public cible. Elle peut être, par exemple, de répéter votre message ou de miser sur des événements uniques et artistiques.

7. Les moyens de communication

À cette étape, vous devez déterminer les tactiques précises que vous allez employer pour réaliser vos objectifs. Peut-être voudrez-vous organiser des événements artistiques, des conférences de presse ou diffuser vos messages par des communiqués de presse. Vos tactiques dépendent entièrement du public auquel vous vous adressez.

8. Les messages

Les messages désignent simplement ce que vous souhaitez dire à votre public cible. Ils sont l’application concrète de votre axe de communication. Les messages doivent être déclinés selon les publics auxquels ils s’adressent. Un message de sécurité financière adressé à des professionnels dans la cinquantaine pourrait miser sur l’importance de celle-ci à l’heure de la retraite. À l’opposé, un tel message adressé à des étudiants devrait plutôt miser sur le financement de leurs études, par exemple.

9. Les considérations techniques : budget et calendrier

Vous devez ensuite définir le budget et l’échéancier alloués à chacun de vos moyens de communication. Cela vous permet de suivre en temps réel l’évolution de la campagne, mais aussi de mesurer efficacement votre retour sur l’investissement lorsqu’elle sera terminée.

10. L’analyse des résultats

La dernière étape qu’il vous faut maîtriser pour apprendre comment réaliser un plan de communication est celle de l’analyse des résultats, qui est essentielle. Il vous faut déterminer les moyens qui vous serviront à évaluer l’atteinte de vos objectifs et leurs retombées, autant positives que négatives. Grâce à l’analyse, vous pouvez réajuster le tir lors de la création de votre prochain plan de communication.

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Comme mentionné, la réalisation d’un plan de communication est un processus qui demande du temps. Toutefois, en plus de devoir y consacrer un long moment, vous devez également mobiliser plusieurs ressources qui auraient pu mieux servir dans d’autres projets. Heureusement, des ressources externes peuvent vous aider à la réalisation de votre plan de communication, par exemple un pigiste.

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Les opinions exprimées par les collaborateurs du blogue sont celles de leur auteur et ne reflètent pas nécessairement l’opinion de PIGE.quebec.
Aurélie Ponton
Rédactrice en chef du blog de Pige Québec