description
Offrir un accompagnement stratégique et opérationnel pour la préparation et la livraison du Sommet 2025, afin d’assurer une expérience fluide et réussie pour les participants et les parties prenantes. Les activités spécifiques seront définies au début du projet et/ou au fil de son avancement. Toutefois, les tâches s’articuleront autour des éléments suivants :
Préparation et planification
Plan de production et logistique, échéancier, budget.
Gestion et/ou production du cahier de charges fournisseurs et partenaires.
Coordination avec les fournisseurs autres parties prenantes (audiovisuel, traiteur, location d’équipement, etc.)
Gestion des autorisations et normes de sécurité en lien avec le Stade Olympique.
Assister à des réunions de production, logistique, technique ou autre selon les besoins.
Consultation communications, partenariats et logistique.
Jour J
Supervision et/ou coordination d‘équipes internes, fournisseurs et partenaires pour assurer une exécution harmonieuse (bénévoles, techniques, opérationnelles, équipe Stade, traiteur, audio visuel, etc.)
Gestion des imprévus et ajustements en temps réel.
Présentation/animation sur scène
Suivi du déroulement du programme et respect des échéanciers.
Expérience des invités : accueil, fluidité de la circulation, gestion des espaces.
Post-événement
Analyse des points forts et des défis rencontrés.
Rétroaction auprès des parties prenantes.
Recommandations stratégiques pour les prochaines éditions.
Remise d’un rapport post-événement au besoin.
*Le mandat pourrait également inclure l’accompagnement à l’organisation de l’événement Estim2025, dans le cas ou la banque d’heures n’aurait pas été écoulée en entier pour le Sommet de l’Est.
Préparation et planification
Plan de production et logistique, échéancier, budget.
Gestion et/ou production du cahier de charges fournisseurs et partenaires.
Coordination avec les fournisseurs autres parties prenantes (audiovisuel, traiteur, location d’équipement, etc.)
Gestion des autorisations et normes de sécurité en lien avec le Stade Olympique.
Assister à des réunions de production, logistique, technique ou autre selon les besoins.
Consultation communications, partenariats et logistique.
Jour J
Supervision et/ou coordination d‘équipes internes, fournisseurs et partenaires pour assurer une exécution harmonieuse (bénévoles, techniques, opérationnelles, équipe Stade, traiteur, audio visuel, etc.)
Gestion des imprévus et ajustements en temps réel.
Présentation/animation sur scène
Suivi du déroulement du programme et respect des échéanciers.
Expérience des invités : accueil, fluidité de la circulation, gestion des espaces.
Post-événement
Analyse des points forts et des défis rencontrés.
Rétroaction auprès des parties prenantes.
Recommandations stratégiques pour les prochaines éditions.
Remise d’un rapport post-événement au besoin.
*Le mandat pourrait également inclure l’accompagnement à l’organisation de l’événement Estim2025, dans le cas ou la banque d’heures n’aurait pas été écoulée en entier pour le Sommet de l’Est.
Soumissionnaires
Damien Julé ing. prt.
Geneviève Morel
Émilie St-Pierre-Plourde
