Quand on se lance en affaires, il faut être polyvalent et accepter de porter plusieurs chapeaux. Comptabilité, marketing, mise en marché, démarchage, production… En tant qu’entrepreneur, vous en menez large! Si ce n’est pas le cas maintenant, viendra un moment dans votre parcours où vous ne pourrez plus tout faire vous-même. La solution : un solide réseau de pigistes! Vous hésitez? Voici des pistes pour vous aider à déléguer et à sous-traiter dans les règles de l’art.

Pourquoi déléguer?

Il n’y a que 24 h dans une journée. Personne ne peut rester productif 24 h sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par année! Pourtant, il vient un temps où votre entreprise peut occuper la majeure partie de votre temps et empiéter sérieusement sur votre vie personnelle. Les signes qu’il est temps de vous réorganiser : vous n’avez plus assez de temps pour accomplir tout le travail que l’on vous offre sans couper dans la qualité du service et dans la gestion de vos affaires. Pire, vous sentez que votre équilibre personnel est compromis.

Les choix qui s’offrent à vous? Souffrir encore jusqu’à l’épuisement. Non. Poursuivre à un rythme effréné et risquer de livrer des travaux de moindre qualité ou de faire des erreurs. Bonjour la réputation! Refuser du travail? Le bruit courra que vous êtes peu disponible et vous verrez vos affaires péricliter. En confiant du travail à des pigistes, vous vous assurez de répondre à la demande, de maintenir le cap sur l’excellent service auquel vous avez habitué vos clients et pouvez retrouver quelques moments de vie personnelle. Plusieurs autres raisons de déléguer ou de créer votre équipe de travailleurs autonomes.

Des besoins variés

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D’emblée, il y a une différence entre sous-traiter et déléguer. Dans le premier cas, vous choisissez de confier un mandat ou une partie de mandat qu’un client offre à votre entreprise à une ressource externe. Par exemple, un rédacteur pourrait obtenir un mandat de création de contenus pour un site web bilingue et choisir de sous-traiter la traduction à un pigiste. Attention : plusieurs organisations incluent dans leurs contrats des clauses stipulant qu’il est défendu de sous-traiter le travail confié. Vérifiez bien de quoi il en retourne pour ne pas aller à l’encontre de vos clients.

Dans le deuxième cas, vous confiez des tâches que vous devez faire, mais qui concernent davantage la gestion de votre entreprise. Par exemple, un graphiste qui refait son site web pourrait déléguer la rédaction des textes à un rédacteur professionnel et la programmation à un expert en web.

Rédaction, révision linguistique, traduction, conception et maintenance d’un site Web, gestion de communauté sur les réseaux sociaux, comptabilité, travail administratif… Les types de tâches que vous pouvez déléguer sont légion. À partir du moment où vous êtes à l’aise avec la perspective d’investir dans l’expertise d’un freelance, la première étape consiste à faire l’inventaire des tâches que vous pourriez lui confier. Plusieurs critères entrent alors en ligne de compte. Il peut s’agir de tâches :

  1. Pour lesquelles vous n’avez pas les compétences ou les connaissances nécessaires
  2. Qui vous prennent trop de temps par rapport au temps qu’y consacrerait un spécialiste ou quelqu’un qui vous facturerait moins que ce que vous facturez à vos clients
  3. Que vous n’aimez pas accomplir
  4. Qui représentent une trop faible part de vos activités d’affaires pour recruter un employé

Où trouver la perle rare?

Mais où donc dénicher la perle rare? Vous pouvez puiser dans votre réseau et voir si, parmi vos connaissances, se trouve l’expert recherché. Vous pouvez aussi solliciter votre réseau pour qu’on vous recommande quelqu’un.

L’autre bon geste à faire est de consulter des répertoires qui peuvent vous mettre en contact avec des pigistes, comme PIGE.quebec. Vous trouverez là des fonctionnalités qui vous permettront non seulement de déposer une offre de mandat et d’obtenir rapidement des candidatures, mais aussi des mécanismes qui vous aideront à trouver le pigiste qui, parmi le lot, peut correspondre à vos exigences. Je pense entre autres aux services connexes suivants :

  • La vérification et la certification de plusieurs freelances
  • La possibilité de lire des recommandations de clients
  • Une fiche qui vous permet de prendre connaissance de leur degré d’expertise, leurs compétences, etc.

Évidemment, vous aurez tout de même à faire vos propres vérifications. Le travail d’un pigiste peut répondre en tous points aux besoins d’une entreprise donnée et ne pas tout à fait correspondre à vos propres attentes.

Comment choisir le bon pigiste?

Lorsque vous avez déterminé les tâches que vous pouvez déléguer, ciblez le profil du freelancer que vous aimeriez recruter. Quelles compétences recherchez-vous? Le mieux est de trouver quelqu’un qui est en mesure de vous compléter ou de vous surpasser dans un domaine. C’est la seule façon de renforcer votre entreprise.

Si vos moyens sont limités, vous préférerez peut-être confier le travail à un junior. En contrepartie, attendez-vous à consacrer du temps pour vérifier le produit qu’il vous livrera. Vous aurez aussi besoin d’expliquer davantage, de préciser vos besoins et vos attentes de façon très claire. Même avec des moyens limités, vous préférerez peut-être vous tourner vers un pigiste expérimenté. Il pourrait drôlement vous faire gagner du temps, puisqu’il sera capable d’anticiper vos besoins et vous aurez peut-être moins à retoucher le travail. En outre, il pourrait vous en livrer plus que ce à quoi vous vous attendiez.

À partir du moment où vous avez trouvé un pigiste, prenez le temps d’échanger avec lui lors d’une entrevue. Vous pouvez le rencontrer en personne, discuter au téléphone, utiliser des services de conférence en ligne, comme Skype, etc. Si votre impression est bonne, tentez le coup. Confiez un travail moins urgent et moins important et voyez le résultat. Graduellement, vous pourrez lui confier davantage de mandats et le superviser plus sommairement.

S’il ne fait pas l’affaire, dites-le-lui, tout simplement. Soyez respectueux, mais expliquez aussi les raisons pour lesquelles vous ne renouvellerez pas l’expérience avec lui. Et surtout, ne vous découragez pas! Faites d’autres recherches et vous trouverez la ressource que vous recherchez.

Un contrat pour vous protéger

Il est recommandé de coucher sur papier les éléments de votre entente. Généralement, un bon contrat présentera les tâches à accomplir et les modalités selon lesquelles le travail doit être fait et livré, de même que les questions d’honoraires. Par ailleurs, dans certains cas, il n’est peut-être pas mauvais d’inclure une clause de confidentialité et de non-concurrence. La plupart des pigistes sont honnêtes et respectueux et feront bien attention de préserver leur relation d’affaires. Mais on ne sait jamais. Vous aurez alors, à tout le moins, une certaine quiétude et, en cas de besoin, des « poignées » pour vous défendre.

Au fur et à mesure que de nouveaux besoins se pointeront, vous pourrez bâtir une équipe qui saura vous entourer. Grâce à elle, vous pourrez accepter un plus gros volume d’affaires, mais vous pourriez aussi ajouter des services que vos concurrents n’offrent pas, bonifier leur expérience en offrant des solutions clé en main, assurer une relation plus étroite avec eux en prenant le temps de bien soigner la qualité du service que vous offrez… tout cela en évitant d’y laisser votre peau. Brillant!

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