Adjoint(e) administratif(ive)

Publié : 12 avril 2024
En période de sélection
Soumissionnaires : 5

description

INTRODUCTION

Nous sollicitons de l'information afin d'élaborer un budget offrir un contrat au courant de l'été 2024.
Nous estimons un besoin approximatif de 15 heures aux deux semaines. Nous nécessiterons que la personne soit présente au moins une journée sur place par deux semaines.

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne pouvant exécuter diverses tâches de soutien administratif, à temps partiel, qui travaillera sous la supervision de la direction générale, en étroite collaboration avec les chargé.es de projets.


DESCRIPTION ET CONTEXTE DE PLASTICOMPÉTENCES
Nous sommes un organisme sans but lucratif dont la mission consiste à promouvoir et à coordonner la formation et le développement des ressources humaines dans l’industrie québécoise des plastiques et des composites.

Nous sommes à la recherche d’une ressource externe pouvant réaliser, à temps partiel, les tâches administratives de l’organisation.


DESCRIPTION DES ACTIVITÉS NÉCESSITANT DU SOUTIEN ADMINISTRATIF
Tâches roulement régulier
• Maintenir à jour le calendrier des rapports de projets et lever les drapeaux lorsque la production d’un rapport (mi-projet ou final) est nécessaire
• Remplir différents documents en lien avec la remise de rapports divers (ex : financiers, présences, listes, photocopies, numérisation, etc.)
• Émettre (produire et envoyer) les factures et effectuer les suivis des comptes à recevoir
• Compiler l’entrée des données de dépenses dans les rapports au bailleur de fond.
• Coordonner la réservation de salle, de repas, d’hôtels, etc.
• Effectuer de l’entrée de données dans la base de données de clients (Keystroke)
• Gérer les désabonnements du courrielleur
• Générer les listes à partir du logiciel Act pour répondre à diverses demandes (promotions diverses, demandes externes, etc.)
• Assurer le classement des dossiers et factures virtuels et physiques
• Soutenir les chargées de projet et la direction générale dans des tâches connexes

Tâches ponctuelles ou à récurrence plus limitées
• S’assurer de toutes les mises à jour à faire lors de changements à la permanence, au CA, etc.
• Faire des blitz d’appels pour promouvoir les activités/projets/base de données/etc.
• Réaliser certaines tâches de projets mineures (ex : production d’attestations, publipostage pour AGA/cartes Noel, colliger inscriptions événements, etc.)
• Préparer le matériel nécessaire aux activités et tenir l’inventaire des items (cartables de formations, pochettes lors d’événements, dépliants et objets promo, sacs cadeaux, cocardes, etc.)
• Effectuer diverses commandes pour le bureau (ex : papeterie)
• Éditer des documents (et idéalement réviser) (ex : reddition de compte, powerpoints, sondages de satisfaction, etc.)
• Soutenir les chargées de projet et la direction générale dans des tâches connexes

CE QUE NOUS RECHERCHONS
:
Rigueur et souci de la qualité
Bonnes aptitudes de communication
Attitude dynamique
Autonomie et bonne gestion du temps et des priorités
Connaissance (ou faciliter à apprendre) des logiciels suivants : M365; Act!; Excel, WordPress, Sage50, Outlook
Capacité de se déplacer au lieu de travail pour les tâches nécessitant une présence physique et/ou capable de soutenir la transition vers des tâches entièrement virtuelles
Un respect de la confidentialité et des renseignements privés et privilégiés.
Budget indicatif
10 000$ et plus
Lieu de réalisation
Boucherville et télétravail
Niveau d'expérience désiré
Expert ($$$)
Délai de réalisation
Ce mois-ci
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Soumissionnaires

Patricia Barriere
Alexandra Vieille
Marie-Claude Ouellet
Maôhée Morency-Raby
Nadhir Sellaouti

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