Assistant(e) à la coordination et à l'administration

Attention! Cette offre date de 155 jours.
Publié : 11 mars 2020
En période de sélection
Soumissionnaires : 13

description

Offre de services
ASSISTANT-E À LA COORDINATION ET À L’ADMINISTRATION

Notre organisme regroupe plus de 70 organisations environnementales, citoyennes, syndicales, communautaires et étudiantes. Très diversifiés quant à leur taille, à leurs modes de fonctionnement et à leur mission individuelle, les membres ont tous en commun leur volonté de travailler en partenariat pour favoriser une transition juste vers la société carboneutre de demain.

L'assemblée générale est l'instance décisionnelle. Son Comité de coordination, composé de représentantes et représentants de toutes les catégories de membres, est chargé de veiller au respect de la vision et de notre mission ainsi qu’à l’atteinte de ses objectifs, en fonction des priorités établies par l’assemblée.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

La personne qui occupe le poste d'assistant-e à la coordination et à l’administration joue un rôle indispensable à la bonne marche de la vie interne de notre organisme en fournissant au Comité de coordination (Coco) dont elle relève le soutien organisationnel et administratif dont il a besoin pour accomplir son mandat. Dans le souci d’être toujours à l’écoute des membres, elle doit demeurer neutre lors des prises de décision de ces derniers.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Vie associative
En lien avec le CoCo, assumer les tâches administratives et organisationnelles liées aux réunions et assemblées du CoCo et des membres de notre organisme : soutien au choix des dates (Doodle, appels téléphoniques); réservation des salles et de l'équipement; organisation de la participation à distance; rédaction et envoi des convocations; préparation et envoi de la documentation pertinente; compilation des présences; transmission des compte rendus ou procès-verbaux; compilation, répartition et suivi des suites à donner.

Réaliser la mise en page des documents officiels tels que la Charte, le plan d’action, le Rapport d’activité, les mémoires etc.

Gérer la boîte courriel : acheminer les messages reçus aux responsables des divers dossiers; répondre aux demandes de renseignements courantes; en cas de doute, recueillir et agencer les, renseignements pertinents, préparer un projet de réponse et le faire valider; élaborer et appliquer des règles d'archivage des messages reçus et envoyés;

Recevoir et traiter les demandes d’adhésion; assurer le suivi auprès des nouveaux membres et du CoCo

2. Promotion de l’organisme et relations extérieures
Coordonner les démarches d'approbation ou de collecte de signatures des communiqués de presse, en assurer la diffusion.
Organiser la logistique d’éventuelles sorties médiatiques (conférences de presse ou autres)

3. Gestion interne
Au besoin, proposer au CoCo les procédures et politiques administratives  à suivre ainsi que les outils de collaboration et de gestion à utiliser pour assurer une bonne gestion; par la suite, les utiliser et soutenir les membres ayant besoin de formation pour s'en servir.
Tenir à jour la liste de membres sur les différents supports : base de données, contacts de la boîte courriel, adresses groupées, site Web etc.
Gérer les cotisations des membres : avis, suivis, dépôts
Gérer le Google Drive : classement et archivage
Effectuer la tenue des écritures comptables
Assurer un suivi des comptes à payer et à recevoir
Faire le suivi budgétaire et en faire rapport au CoCo
Veiller aux formalités administratives en lien avec les gouvernements et avec le compte bancaire
Organiser des rendez-vous
Assister le CoCo dans le cadre de mandats ponctuels de tous genres : organisation d'un événement ou d'une tournée, rédaction de demandes de subvention etc.
Verser des documents dans le site Web
Accomplir d’autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
Facilité dans l’utilisation des technologies de communication et dans l’utilisation du matériel informatique
Expérience en secrétariat et gestion d’une organisation sans but lucratif
Excellente connaissance du français écrit et parlé
Expérience dans l’organisation d’événement dans un cadre communautaire ou de type OBNL

QUALITÉS RECHERCHÉES
Autonomie
Très bon sens de l’organisation
Capacité de travailler en équipe
Capacité d’autogestion et proactivité dans l’organisation de son propre travail
Capacité à rendre une somme importante de travail dans un court laps de temps
Être capable de neutralité dans son approche envers les membres et faire preuve de diplomatie.

CONDITIONS
Pigiste - Banque d’heures de travail autonome (à déterminer, entre 10h et 20h par mois)
Possibilité de collaboration à long terme
Horaire flexible
Taux horaire à discuter
Budget indicatif
Faites-moi une offre
Lieu de réalisation
Télétravail
Niveau d'expérience désiré
Intermédiaire ($$)
Délai de réalisation
Tout de suite
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Soumissionnaires

Lyne Lacroix
Marie-Claude Tousignant
Isabelle Leblanc
Ludivine Ollive
Karine Faucher Lajoie
Isabelle Blondin Leduc
Julien Charest
Vanessa Basille
Lina Lagacé
Benoît-Pierre Stock
Karol-Ann Leblanc
Mélanie Ruffier
Alexandra Fortier

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