description
Nous sommes à la recherche d’une personne contractuelle expérimentée pour contribuer à l’organisation logistique de la première édition d'un colloque.
Afin d’organiser le colloque, un comité de programmation, un comité de pilotage et un comité logistique ont été mis en place. La personne recherchée participera aux rencontres du comité logistique.
Mandat
En soutien à la coordonnatrice, contribuer à l’organisation logistique et la tenue du Colloque:
Élabore un calendrier séquentiel de travail et s’assure du respect des échéanciers;
Planifie et coordonne les besoins logistiques de l’événement en collaboration avec les responsables du lieu de l’événement et dans le respect du contrat intervenu avec ces derniers (aménagement des lieux, signalisation, gestion des allergies alimentaires, etc.);
Effectue la mise à jour du site Web (contenu de la programmation, informations pratiques) et de la plateforme transactionnelle de l’événement (logiciel de paiement).
Collabore aux suivis budgétaires avec une ressource technique;
En collaboration avec une ressource technique, développe divers outils de suivi et de travail et les rend disponible à la coordonnatrice;
En soutien à la coordonnatrice, peut être appelée à contribuer au développement de la programmation et aux réflexions sur les modalités et le format de l’événement;
Participe, aux rencontres du comité sur la logistique et au besoin, aux rencontres du comité de programmation et du comité de pilotage, comité sur la logistique);
Assure le bon déroulement des inscriptions et du suivi avec les participant.es (annulations, réponses aux demandes courriel);
Sert de point de contact pour les personnes conférencières et panélistes sur leurs besoins en logistique et la gestion de leurs ententes de remboursement ou de rémunération;
Planifie les plans de salle selon les besoins des personnes conférencières et des panélistes;
Au besoin et en respect des politiques en vigueur, effectue de demandes de soumissions auprès de fournisseurs;
Assure et la coordination avec les fournisseurs;
Participe au colloque et veille à son bon déroulement;
Documente les processus de travail et les décisions prises ;
Contribue à mesurer les retombées de l’événement (sondage d’appréciation).
Contribue à rédiger le bilan de l’événement.
Expertises recherchées
Organisation d’événements et habiletés en logistique;
Habiletés relationnelles;
Habiletés rédactionnelles;
Bonne capacité de planification;
Bonne capacité à utiliser les outils bureautique (Word, Excel) et collaboratifs;
Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs demandes en même temps;
Proactivité, disponibilité et autonomie;
Connaissance des enjeux et des besoins de la population étudiante en enseignement supérieur, un atout.
Contrat
1er novembre 2023 au 31 juillet 2024. Temps estimé : 375 heures.
Plus d'informations sur demande.
Mandat à distance sauf pour le colloque qui aura lieu en présence.
Afin d’organiser le colloque, un comité de programmation, un comité de pilotage et un comité logistique ont été mis en place. La personne recherchée participera aux rencontres du comité logistique.
Mandat
En soutien à la coordonnatrice, contribuer à l’organisation logistique et la tenue du Colloque:
Élabore un calendrier séquentiel de travail et s’assure du respect des échéanciers;
Planifie et coordonne les besoins logistiques de l’événement en collaboration avec les responsables du lieu de l’événement et dans le respect du contrat intervenu avec ces derniers (aménagement des lieux, signalisation, gestion des allergies alimentaires, etc.);
Effectue la mise à jour du site Web (contenu de la programmation, informations pratiques) et de la plateforme transactionnelle de l’événement (logiciel de paiement).
Collabore aux suivis budgétaires avec une ressource technique;
En collaboration avec une ressource technique, développe divers outils de suivi et de travail et les rend disponible à la coordonnatrice;
En soutien à la coordonnatrice, peut être appelée à contribuer au développement de la programmation et aux réflexions sur les modalités et le format de l’événement;
Participe, aux rencontres du comité sur la logistique et au besoin, aux rencontres du comité de programmation et du comité de pilotage, comité sur la logistique);
Assure le bon déroulement des inscriptions et du suivi avec les participant.es (annulations, réponses aux demandes courriel);
Sert de point de contact pour les personnes conférencières et panélistes sur leurs besoins en logistique et la gestion de leurs ententes de remboursement ou de rémunération;
Planifie les plans de salle selon les besoins des personnes conférencières et des panélistes;
Au besoin et en respect des politiques en vigueur, effectue de demandes de soumissions auprès de fournisseurs;
Assure et la coordination avec les fournisseurs;
Participe au colloque et veille à son bon déroulement;
Documente les processus de travail et les décisions prises ;
Contribue à mesurer les retombées de l’événement (sondage d’appréciation).
Contribue à rédiger le bilan de l’événement.
Expertises recherchées
Organisation d’événements et habiletés en logistique;
Habiletés relationnelles;
Habiletés rédactionnelles;
Bonne capacité de planification;
Bonne capacité à utiliser les outils bureautique (Word, Excel) et collaboratifs;
Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs demandes en même temps;
Proactivité, disponibilité et autonomie;
Connaissance des enjeux et des besoins de la population étudiante en enseignement supérieur, un atout.
Contrat
1er novembre 2023 au 31 juillet 2024. Temps estimé : 375 heures.
Plus d'informations sur demande.
Mandat à distance sauf pour le colloque qui aura lieu en présence.
Soumissionnaires
Karine Aubé
Charly Tshikudi
Sophie Lulihoshi
Noellas Mulopo
Cindy Bernard
Julie Lafond-Joassaint
