Besoin d'un(e) responsable administratif(ve)

Nous sommes une jeune entreprise montréalaise inclusive et authentique.

Le/la responsable administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec la présidente.

Le/la responsable administratif(ve) devra être sur le fuseau horaire de Montréal et de préférence à Montréal même.

MISSIONS :

Support client
- Gérer les entrées et sorties de coaching
- Assurer la gestion et les réponses aux courriels
- Assurer la bonne réception des paiements des clients
- Répondre aux questions logistiques des clients
- Gérer la mise à jour des contenus à destination des clients (envois d’outils, contrats, documents)

Administratif
- Assurer la gestion et les réponses aux courriels “contact” (relations partenaires et prestataires)
- Supporter les membres de l’équipe dans la préparation de factures et de débours, selon le processus SSB
- Assurer les études de marchés et demander des devis pour les achats SSB
- Mise en forme de documents (Word, Excel, Indesign, Photoshop)
- Épauler l’équipe dans leurs différents pôles
- Récolter des KPIs concernant nos différents produits et les mettre régulièrement à jour dans des documents dédiés
- Assister dans différentes tâches et projets, notamment la refonte du site internet
- Mettre en page des documents

Logistique
- Effectuer les réservations d’avions et d’hôtels et coordonner les préparatifs de voyage et les itinéraires complexes au besoin de l’équipe
- Organisation des événements (rencontres trimestrielles et annuelles au sein de l’équipe, ateliers, conférences, immersion, etc.) au Canada et en France
- Assurer la logistique lors des événements
- Assurer la prise de rendez vous et l’agenda professionnel et personnel
- Assurer la communication de l’équipe

Juridique
- S’assurer de la bonne réception des contrats de coaching dûment remplis et signés et les ranger sur le disque dur
- Mettre à jour et assurer la conformité de la RGPD

Comptabilité
- Préparer les demandes d’achat de fournitures de bureau et matériels informatiques ou équivalent et passer les commandes
- Effectuer les paiements prestataires- Tenir la comptabilité et suivi des budgets

Profil recherché :

Savoir faire:
- Connaissances juridiques
- Connaissances en gestion administrative d’entreprise
- Excellente orthographe
- Parler anglais couramment (oral et écrit)
- Maîtriser Word, Excel
- Connaissance des contenus

Savoir être:
- Proactivité, prise d’initiative et anticipation - Autonomie, débrouillardise
- Capacité d’adaptation et gestion des imprévus
- Capable de résoudre des problèmes et trouver des plans B
- Forte capacité d’organisation et sens des priorités
- Capacité à identifier les problèmes logistiques et proposer des solutions
- Intégrité et sens des responsabilités
- Rigueur et précision
- Esprit d’équipe et bonne communication
- Apprentissage constant et exigence envers soi même
- Enthousiasme et énergie positive
- Fort intérêt pour le développement personnel et le travail proposé

Modalités :
- Poste de pigiste
- Rémunération sur facture, de 22 dollars/h pour un forfait d’environ 20h avec augmentation possible
- Prise de poste : AQP

- En dehors des événements ponctuels, le travail se fait à distance à domicile

La date limite pour postuler est le mercredi 17 Juin à 23h59. Si votre candidature est retenue, nous prendrons contact avec vous pour un entretien visioconférence.