La soumission est un processus qui demande une certaine organisation, mais surtout, beaucoup de minutie. On veut en dire assez pour attirer l’attention d’un client potentiel, tout en gardant un petit côté mystérieux. Il faut donc être percutant et créer un impact, et ce, en très peu de mots. Également, la soumission demande beaucoup de temps et son taux de succès n’est pas toujours à la hauteur de nos espérances. Comment faire pour soumissionner comme un pro? Voici quelques conseils qui vous permettront d’y arriver!

Soumission et compagnie

Éclaircissions d’abord certains concepts d’un point de vue linguistique. Car les termes se ressemblent et sont utilisés inversement, mais peut-être à tort.

Ainsi, selon notre cher agent Antidote, la soumission est « une déclaration écrite par laquelle une entreprise s’engage à respecter le cahier des charges d’une adjudication au prix qu’elle a elle-même fixé ». Le devis est défini comme étant une « description détaillée des travaux à effectuer accompagnée de l’estimation des prix. ». À priori, le devis fait partie de la soumission.

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Il vous arrive de demander une évaluation ou une estimation (et non un estimé, de grâce!)? Vous serez bien servi si vous demandez qu’on évalue (ou estime) la valeur, une quantité ou un prix, par exemple celui d’une maison ou d’une œuvre d’art.

Conseils pour mieux soumissionner

Passons maintenant aux choses sérieuses! La soumission est l’occasion de faire une bonne première impression auprès d’un client, futur et actuel. Selon sa définition, elle comprend donc une foule de détails à considérer et surtout, à optimiser. Les conseils suivants sont loin de constituer une liste exhaustive, mais constituent la base de tout bon processus de soumission.

Analyse

  1. Soumissionner sur un mandat qui vous intéresse vraiment, pas seulement parce que vous avez besoin de travail. Ce sera plus facile à vendre et le client sentira votre intérêt, surtout si vous l’exprimez clairement et sincèrement.
  2. Une soumission adéquate commence par une bonne compréhension des besoins du client. Elle représente en fait la solution à ses problèmes. C’est donc plus qu’une présentation des produits ou des services que vous offrez. D’ailleurs, il n’est pas interdit d’ajouter un paragraphe intitulé « Compréhension du mandat » et d’y résumer le travail demandé.

Rédaction

  1. En rédigeant votre soumission, soyez original et démarquez-vous! Comment? Relevez les points essentiels émis par le client dans sa demande. Une suggestion : surlignez chaque mot qui vous parait important et glissez-les dans votre soumission, à l’intérieur de phrases bien tournées. Le client aura ainsi l’impression de trouver solution à son problème.
  2. N’oubliez surtout pas de mettre en évidence vos avantages concurrentiels. Pourquoi le client profiterait-il davantage en faisant appel à vous?
  3. Parlez ensuite sommairement de vos produits ou services, mais toujours dans l’optique que ces derniers répondent au besoin du client.
  4. Conformément à ce principe de base du marketing qui dit que le client vous achète d’abord, vous pourriez également inclure un petit paragraphe expliquant brièvement qui vous êtes (formation, expérience, etc.).

Acceptation du mandat

Ça y est! Vous avez obtenu le mandat! Il y a tout de même quelques détails à considérer pour une meilleure expérience globale. Ainsi, avant même de commencer à travailler…

  • Obtenez une confirmation par courriel de la part du client, cela constitue une preuve écrite, donc valable d’un point de vue juridique.
  • Entendez-vous sur les détails comme la signature du contrat, l’approbation du travail, la facturation, les taxes, l’acompte, le délai de production, les délais de paiement, l’échéancier, etc.
  • En tout temps, exigez un acompte de 25% à 50% à vos clients, et ce, peu importe le total de la soumission. C’est une question de principe. Aussi, il n’est pas rare que les mandats traînent en longueur et si vous attendez trois mois (chaque fois) avant de vous faire payer, vous trouverez cela plutôt difficile.
  • Certains réalisent même une enquête de crédit pour leurs nouveaux clients afin de valider leur solvabilité, entre autres. À vous de voir!

Bonne soumission!

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Les opinions exprimées par les collaborateurs du blogue sont celles de leur auteur et ne reflètent pas nécessairement l’opinion de PIGE.quebec.
Marie-Claude Aspiros, réd. a.
Forte d'un parcours agrémenté de diplômes universitaires en rédaction, communication et traduction et d’une expérience enrichie du milieu entrepreneurial, j’offre depuis quatre ans des services linguistiques et communicationnels aux entreprises de tous types et de toutes tailles. Ainsi, j’ai le bonheur d’évoluer dans une grande société d’aéronautique en plus d’aider des partenaires, travailleurs autonomes et consultants, à faire croître leurs projets d’affaires au moyen de mes écrits structurés, originaux et de qualité.